社内アンケートを職場環境改善に生かすには?作成ステップと活用方法
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社内アンケートを職場環境改善に生かすには?作成ステップと活用方法

HELPO マガジン

社内アンケートを定期的に実施してはいるものの、結果を生かせていないと感じる方もいるのではないでしょうか。社内アンケートが中身のない定例行事になってしまっているとしたら、何とも残念です。

そこでこの記事では、社内アンケートを職場環境の改善プランに生かす方法をご紹介します。実際に使える質問例やアンケートの前後で行うべきことが分かれば、社内アンケートを実施するたびに職場環境は改善していくことでしょう。社内の活性化や生産性の向上にもつながります。

職場環境を改善する上で社内アンケートが欠かせない理由

職場環境の整備は企業の責務です。快適で働きやすい職場環境を実現できれば、離職率を減らしたり生産性を高めたりすることができるため、企業にとってもプラスになります。職場環境改善に欠かせないのが社内アンケートの実施です。社内アンケートがスムーズで的確な職場環境の改善に必要な理由について考えてみましょう。

社内アンケートとは

社内アンケートは「従業員満足度調査」「エンゲージメントサーベイ」と呼ばれることもあります。無記名で行うため、社員の本音を知ることができ、職場環境の実状も明らかになるでしょう。

社員の満足度を向上させるため改善ポイントを可視化し、働きやすい職場環境を実現するのが目的です。数か月〜1年に1回程度実施するのが一般的で、現場の生の声をくみ取れれば、実状に即した改善プランにつなげられます。離職率の低下や生産性の向上といった指標により、改善プランが適切であったかどうかが分かるでしょう。

職場環境の改善項目がはっきりする

職場環境にはさまざまな側面が含まれます。例を挙げると以下のようなものです。

■物理的な室内環境(明るさ・音・温度・湿度など)
■作業環境(作業スペース・作業姿勢・設備やシステム・インターネット環境など)
■仕事内容(量・質・自由度・自己裁量権など)
■人間関係(コミュニケーション・協力体制・相談しやすさなど)

ストレスとなる問題を放置しておけば、生産性の低下や休職率・離職率の増加につながりかねません。社内アンケートを行えば、ストレスを引き起こしている具体的な問題点がはっきりするため、職場環境改善に取り組みやすくなります。

関係部署への説得力を強化

職場環境を改善する上では、経営陣をはじめとするさまざまな部署との連携が欠かせません。職場環境の改善には、少なからずコストがかかるからです。一時的に不便を強いることもあります。

施設設備の新規導入やオフィスの移転・リノベーションといった大々的な改善プランが必要になる場合には、かなりの予算と数年規模の改善計画が必要です。業務の仕組みや就業規則などの枠組みを変えることが必要となるケースもあります。

職場環境の改善プランをスムーズに進めていくためには、関係部署にその必要性を理解してもらうことがどうしても必要です。社内アンケートで実状が数値化されていれば、納得してもらいやすいため、説得に時間がかかりません。

社内アンケートを職場環境改善に生かす方法

社内アンケートは「実施しさえすれば職場環境が改善する」というものではありません。実施の仕方や質問内容によっては、実状の把握につながらないケースも出てきてしまいます。目的を達成するための工夫が必要です。ここでは、職場環境の改善につながる社内アンケートを実施するためのポイントを解説します。

実施目的を明確にする

明確な目的をもって行わなければ、社内アンケートの内容は漠然としたものとなってしまいます。目的がはっきりしていれば、アンケートの内容や実施時期も絞られてくるでしょう。

定期的な社内アンケートであれば、段階的に取り組んでいる職場環境改善プランの効果を定期的に観察し、成果が出ているかどうかを見るのが目的です。社員の中に体調不良者や離職者が相次いでいる場合や、生産性が低下しているにもかかわらず理由が見当たらないといった場合には、社内アンケートで原因を探ります。

それぞれ目的に沿った項目を網羅するアンケートを作成することで、知りたい情報をつかめるのです。

質問の仕方に工夫が必要

アンケートで社員の生の声をくみ取るためには、回答者の心理に配慮した質問を作成することが不可欠です。特定のケースを想定した質問は回答者を警戒させてしまうため、正直に答えてはくれないかもしれません。質問数が多過ぎると面倒に感じさせてしまいます。従業員が集中して回答できるよう、質問数を絞るとよいでしょう。

回答者を特定できないような形式にするのは大前提です。例えば、「自分は孤立している」ではなく「孤立している社員がいる」など言い回しを工夫します。ただし、結果の分析に欠かせない職種・職位(管理職・一般社員・その他など)・部署・勤続年数・年齢・性別などは適宜項目を設けることが必要です。

回答しやすい環境を作る

突然アンケートの紙を渡されただけで、すべての社員が期待通りの回答をしてくれるわけではありません。回答しやすい環境作りも必要です。

社内アンケートには「職場環境を改善する」という、社員にとってもプラスになる目的があることを知らせましょう。加えてアンケート実施前・実施中・実施後に周知のアナウンスが必要です。

実施前:
・対象となる従業員や関係部署への告知
・回答方法や実施期間、対象者など概要の周知

実施中:
・期間の中盤と後半で回答状況を確認
・回答を促す発信
・各部署の管理監督者に回答を促すよう依頼

実施後:
・期間終了のアナウンス
・回答者数の速報を関係者に通知

紙での提出だと面倒くさく思う方や匿名性が確保されないと感じる方もいます。電子ツールを使うなど、回答しやすい工夫も必要でしょう。

定期的に実施し結果や改善点を公表

同じ項目を定期的なアンケートに含めると、結果を比較しやすくなるため、職場環境が本当に改善しているかどうかが分かります。アンケートの結果や明らかになった問題点、改善プランの内容などをきちんと公表することが重要です。

アンケート結果を分析して改善に生かしていることが感じられれば、企業に対する社員の信頼感も増し、ますます働きやすい職場になっていきます。「アンケートを取って終わり」にならないように注意しましょう。

職場環境改善につながるアンケート項目と質問例

実際にどのような質問が使えるのか、例文をご紹介します。回答方式はシンプルなチェック方式がよいでしょう。例えば、「改善は不要・できれば改善が必要・ぜひ改善が必要・自分の職場とは関係がない」といった具合です。アンケートの末尾に、気付いたことや改善してほしいことなどを自由に書き込めるスペースを設けます。

運営・教育

■十分な人員が配置されている
■仕事量や仕事の難易度は適切である
■仕事内容や指示が明確で分かりやすい
■情報を共有できており、連携協力はスムーズにいっている
■適切な訓練や能力開発のための研修が行われている

業務内容

■本来の業務を圧迫するほどの余分な仕事はない 
■無駄な資料や報告書の作成が求められることはない
■社外営業や出張時でもスムーズに連絡・支援できるシステムが機能している
■トラブルが発生した場合の相談・支援体制がある

対人関係

■孤立している社員はいない
■迷惑に感じる振る舞いは見られない
■上司との相性が良い
■指導・教育方法・評価姿勢は納得できる

物理環境

■分煙は適切に行われている
■空調や照明などに作業者の希望が反映されている
■十分な作業スペースがある
■無理な姿勢での作業はない
■業務に必要な設備やツール・インターネット環境が整備されている

勤務時間・休息

■残業や休日出勤は多過ぎない
■休憩時間は確実に休める
■気兼ねなく定時で退社できる
■年休は取りやすい
■ライフスタイルや健康に配慮した勤務体系になっている

自由度・自己裁量権

■現場の担当者には円滑に仕事を進めるだけの十分な権限がある
■その日の業務量を自分の裁量で決められる
■自由に意見を言える場や雰囲気がある
■自分の能力を生かした仕事ができている

同僚や上司からの支援

■上司は部下からの報告・相談を受け、適切な業務調整を行っている
■上司が多忙な場合には代理を務める者が設定されている
■上司は部下との面談の際、部下の心身の健康状態を確認している
■同じ部署で互いに協力できている

社内アンケートが終わったら

社内アンケートが無事に終わると、ようやく職場環境の改善プラン作成へと動き始められます。社内アンケートを形ばかりの定例行事にしてしまわないためには、アンケート結果をどのように職場環境改善プランに生かせるかを知っておかなければなりません。アンケート後に行う3つのステップをご紹介します。

STEP1. アンケート結果を分析する

まずは、アンケート全体または質問項目ごとに、回答数や比率を集計します。年齢や社歴、性別、部署や役職といった任意の属性と回答結果を組み合わせることで、実状はよりクリアになっていくことでしょう。

集計結果を分析し、改善が必要な項目を洗い出さなければなりません。問題点が浮き彫りになるよう、表やグラフを活用するのも良い方法です。ただし、目的は「犯人探し」や「あら探し」ではありません。そのことを忘れないようにしましょう。

STEP2. 改善プランを作成する

改善点がはっきりしたら、優先順位を付けて改善プランを作成しなければなりません。改善が必要な項目は「すぐに実施できるもの」「段階的に取り組むべきもの」「経営陣にも協力してもらう必要のあるもの」とさまざまです。かかるコストや関係部署の範囲、助成金の有無、必要なステップも異なります。

具体的な実施方法と実施時期なども盛り込んだ改善プランを作成し、経営陣をはじめとする関係部署との調整を行うことで、より現実的なプランに落とし込んでいけるでしょう。

STEP3. 深刻な問題への対処は先延ばしにしない

アンケート結果により、ある部署に過度なストレスを引き起こしかねない深刻な問題があることが分かったのであれば、外部担当者による個別面談を行うなどすぐに対処しなければなりません。心身に違和感のある社員には、医療機関の受診や適切なケアを行った上で、管理監督者への指導やシステムの見直しなどの改善プランを作成します。

スマホで気軽に相談できるオンラインケアサービスなどを導入していれば、改善プランの実施に関わらず、すぐにセルフケアが行えるので安心です。

「HELPO」の導入でアンケートの前にも後にも安心ケア

心身のストレスは、周りはもとより、本人ですら気付かないケースもあります。数か月〜1年ごとに実施される社内アンケートを待っていたのでは、ストレスによるダメージが予想以上に大きくなってしまうかもしれません。そこでご利用いただきたいのが、オンラインヘルスケアサービス「HELPO」です。その魅力をご紹介します。

小さなストレスサインも気軽に相談

「HELPO」は法人・自治体向けのオンラインヘルスケアサービスです。アプリを使っていつでも気軽に健康に関する相談ができるため、小さな不調を感じた段階ですぐに対処できます。ヘルスケアテクノロジーズが直接雇用する医師や看護師、薬剤師などの有資格者が、すべての相談内容に丁寧に回答するため安心です。

「ちょっとした違和感があるものの、病院にいくほどではない」「初めての症状なのでどの診療科にいけばよいのか分からない」という方でも、スマホから気軽に相談でき、適切な対処法を知ることができます。

チャット相談だから利用しやすい

「HELPO」は、電話やビデオ通話ではなく、チャット相談のスタイルです。短い言葉で気軽に質問できるため、改まる必要がなく、安心してご利用いただけます。必要な場合には画像を送るなど、汎用性が高いのも特徴です。「社内では相談しにくい」「対面だと緊張する」といった方にもぴったりのツールと言えるでしょう。

「HELPO」は24時間365日、いつでも気軽に健康相談ができます。通勤中や帰宅後など、自分のペースで利用できるため、「忙しさにかまけてついつい後回しにしてしまう」というタイプの方にもおすすめです。 

相談だけでなく診療やケアにつながるサービス

「HELPO」には、診療科や女性医師の有無などさまざまな条件で医療機関を検索できる「病院検索」や、一般用医薬品や日用品を購入できる「HELPOヘルスモール」、スマホで医師の診察を受けることができる「オンライン診療」の機能もあります。

「病院に行くべきかどうか」「とりあえず試せる市販薬があるか」といった疑問をインターネットの出所も分からない情報から判断するのは大変危険です。「HELPO」のサービスでは、医師や看護師、薬剤師が専門知識に基づいて判断をお手伝いします。

受診をする場合には、症状に合った診療科を案内することもできるため、診療科を迷う必要はありません。医薬品について知りたいときには薬剤師に相談することができ、またアプリ内で市販薬を購入することも可能です。社員本人だけでなく、社員の家族の健康状態も相談することができます。

まとめ

社内アンケートは、職場環境の問題点を洗い出し、改善プランを作成するための第一ステップです。すでに行っている改善への取り組みが成果を上げているかどうかを知る指標にもなります。正直な生の声をくみ取れるよう、匿名性の確保や質問の仕方、回答しやすい環境作りなどに工夫が必要です。

社内アンケートを待たずに行える職場環境改善策として、オンラインヘルスケアアプリ「HELPO」をご利用ください。ストレスが心身に大きなダメージを与える前に対処できるため、健やかな職場環境作りには最適なツールです。

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