産業医面談はオンラインで可能?オンライン化する際の要件と注意点
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産業医面談はオンラインで可能?オンライン化する際の要件と注意点

HELPO マガジン

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、生活様式が大きく変わりました。働き方も例外ではなく、テレワークが急速に浸透し、オンラインで行っても良いとされる業務が一気に増加しました。実は、産業医面接もオンラインでの実施が認められています。

オンライン面接の実施条件も緩和され、今まで以上にオンラインでの産業医面接が後押しされるようになりました。本記事では、産業医面談のオンライン実施について、詳しくご紹介していきます。

産業医面談のオンラインでの実施は可能

産業保健活動の一環である産業医面接は、従来対面での実施が原則とされていました。しかし、新型コロナウイルスの流行を受け、オンラインでの実施に関する要件が緩和され、むしろオンラインでの実施も勧められるようになってきています。産業医面談のオンライン化は、今後ますます進んでいくことでしょう。

産業医面談とは

産業医面談とは、従業員の心身の健康に問題がないかをチェックするために行われる面談です。事業者には、従業員への面接指導を行うことが労働安全衛生法により義務付けられており、多くの場合はこれを産業医が担うことになります。この面談は、規定を超過している長時間労働者や、ストレスチェックで高ストレスと判断された従業員に行われるほか、健康診断や休職・復職に際して行われることもあります。

産業医は企業が雇用する形ではあるものの、基本的には企業と従業員に対して中立的な立場を取ります。産業医には勧告権があり、職場環境の改善について勧告を行うこともできます。また、産業医面談は、従業員が健康に業務に当たれるよう指導・助言をすることを目的としているため、診断や治療行為は行わない点も特徴的です。

オンライン面談の実施条件が緩和された 

令和2年11月に、産業医によるオンライン面接指導に関する通達が厚生労働省より公表されました。これまでは直接対面による実施が原則とされていましたが、その記載がなくなり、医師が必要と認める場合に直接対面で実施との記載になりました。つまり、オンライン面談を容認する方向に変更されたのです。さらに、オンライン面談の実施条件も緩和されたことで、実現へのハードルも下がりました。どのように緩和されたかについては後述していきますが、産業医面談の基本的な考え方には大きな変更はありません。

労働者とのやりとりやその様子(表情、しぐさ、話し方、声色等)から、労働者の疲労の状況やストレスの状況、その他の心身の状況を把握した上での指導や就業上の措置に関する判断を求められるため、労働者の様子を把握できること、円滑にやりとりを行えることが保証されている必要があります。

産業医に提供すべき従業員情報の追加

産業医面談に際しては、人事担当者から産業医に従業員情報を提供することになっています。先述の通達では、この提供情報についての改正もありました。改正前は、面接対象者の労働時間等の勤怠情報、作業環境に関する情報提供が必要とされていましたが、改正後は、当該従業員が所属する事業場の事業概要や業務内容、そして本人の業務内容が追加されました。

つまり、面接対象である本人の情報だけでなく、本人を取り巻く環境、事業所についての情報が求められるように変更されたのです。人事担当者がまとめるべき情報が増えたため労力はかかるかもしれませんが、より詳細な情報を元に面談できることは大きなメリットと言えるでしょう。

オンラインでの産業医面談の実施の要件

それでは、どのようにオンライン面談の実施条件も緩和されたのかをご説明していきます。産業医の要件、オンライン面談に使用するデバイス等の情報通信機器の要件、実施方法の要件など、多岐にわたっているため、それぞれ実施前に確認しておく必要があります。

産業医に求められる要件

オンライン面談をする産業医に求められる要件に、下記の4つがあります。

  1.  対象事業場の産業医であること。

  2.  少なくとも過去1年以上、対象事業場との契約により、従業員の日常的な健康管理に関する業務を担当していること。

  3.  過去1年以内に、対象事業場を巡視したことがあること。

  4.  過去1年以内に、当該従業員に指導等を実施したこと。

現在はいずれかに該当することが望ましいとされています。基本的には1年以上対象事業場で産業医として勤めていて、過去1年以内に職場巡視や指導した経験があれば大丈夫と言えます。

情報通信機器に関する要件

オンライン面談ではパソコンやタブレット、場合によってはスマートフォンなども使用することがあるかと思います。ただし、使用するデバイス(情報通信機器)についても、先の通達により要件が定められています。こちらについては、以下の全ての要件を満たすことが求められており、オンライン面談の質を担保するために重視されていることが窺えます。

  1. 産業医と面接を受ける従業員とが、相互に表情、顔色、声、しぐさ等を確認でき、映像と音声とが乱れることなく、安定した送受信を行えること。

  2. 情報セキュリティが確保されていること(情報漏洩や不正アクセスの防止がされていること)。

  3. 操作がシンプルでわかりやすく、簡単に使用できること。

実施方法に関する要件

オンライン面談の実施に当たっては、下記の2つの要件を満たしていることが求められます。

  1. オンライン面談の実施方法について、衛生委員会等で調査審議を行った上で、事前に従業員に周知していること。

  2. 面談内容が第三者に知られることがないような環境を整備するなど、従業員のプライバシーに配慮していること。

特に2に関しては、産業医面談を成立させる上で非常に重要な要件です。従業員が安心して産業医面談を受けられるよう、オンラインでの実施に際しても十分な注意を払いましょう。その点を含めて実施方法を周知することも大切です。

緊急時にも対応できる体制の整備も必要

オンラインで産業医面談をする場合、当然ながらその場に産業医がいないという点が従来と異なります。そのため、緊急時に対応ができるようにあらかじめ整備しておくことが必要になります。厚生労働省の通達でも、従業員がいる事業場などの近隣の医療機関と連携したり、産業保健スタッフが対応したりするなどの緊急時対応体制の構築が必要であると明記されています。

オンライン面談の実施方法は衛生委員会での審議と従業員への周知が必要

先述の通り、オンライン面談を実施するには、その方法についてあらかじめ衛生委員会等で調査審議を行い、従業員に周知していることが必要です。産業医面談の実施義務がある長時間労働者や高ストレス者はもちろん、休職者等にも周知漏れがないよう留意しましょう。

そのため、急にオンライン面談を開始することはできません。オンライン面談実施体制を整えるまでにはある程度の時間を要する点にも注意が必要です。

産業医面談以外のオンラインでの対応

産業医面談以外にも、オンラインで実施できる産業保健活動があります。テレワークが進んでも産業保健活動の質を落とさずに継続できるよう、オンラインで実施できることをチェックしておきましょう。

衛生委員会・安全衛生委員会はオンラインで実施可能

衛生委員会や安全衛生委員会についても、オンライン開催が認められています。これについても産業医によるオンライン面談と同様の要件が設定されています。例えば、下記のような要件があります。

  • 委員が容易に利用できるシステムであること。

  • 映像や音声が乱れず、送受信が安定していること。

  • 個人情報の漏洩や外不正アクセスに対する防止措置が講じられていること。

  • 対面開催と同様の円滑な意見交換ができること。

また、あらかじめ安全委員会等で定められている場合には、電子メール等による即時性のない方法での開催も認められることとなりました。ただし、その場合でも、下記のような点に留意することとされています。

  • 委員が意見を検討するための十分な期間を設けること。

  • 質問や意見が速やかに共有され、意見交換ができること。

  • 議論の経緯を確認できるようにすること。

  • 委員からの意見表明等がない場合、資料の確認状況や意見提出の意思を確認すること。

  • 多数の委員から異なる意見が提出された場合にも調査審議に支障をきたさないこと。

衛生教育もオンラインで実施できる

衛生教育もオンライン実施が可能です。これも厚生労働省の通達により、オンライン実施に当たっての指針が出されています。基本的には、eラーニング等であっても対面による衛生教育と同等の効果を担保するために留意する点が挙げられています。下記に重要な点をまとめます。

  • 受講者が受講した事実や教育時間が法令の定めを下回っていないか確認すること。

  • 教材作成者や監修者、出演する講師が、十分な知識や経験を有していること。

  • 受講者からの質疑を受け付け、回答できる体制が整っていること。

  • 実技・実地が必要な教育については、講師と同一場所で対面により実施すること。

定期巡視は実地での実施が必要

産業医の定期巡視については、少なくとも毎月1回(安衛則第 15 条で定める条件を満たす場合は少なくとも2月に1回)、実地で実施する必要があるとされています。これは、産業医自身が実際に現地で確認することで、従業員にとって好ましくない作業環境や作業内容等を把握したり、健康診断などだけでは得られない情報を得たりする必要があるためです。

また、産業医が必要と判断した場合にも、定期巡視外の訪問が必要になります。

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 産業保健活動のオンライン化は、働き方改革の中でも社員の健康を守るための取り組みです。しかし、産業医面談のハードルは高いと感じている従業員は多く、健康管理という観点で考えると、産業医だけではなく気軽に相談できる窓口を作ることも重要です。

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まとめ

産業医面談などの産業保健活動をオンライン化する際の要件と注意点を見てきました。働き方の大きな変化に合わせるように条件が緩和されてきていますが、社員の健康を守るためには、従来にはなかった枠組みによる細やかなケアも必要になってきます。

ヘルスケア分野のDX、ヘルスケアテクノロジーズの「HELPO」を取り入れて、時代の変化に合わせた、より社員が健康でいられる企業の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。


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