生産性向上の取り組みのポイントとは?成功事例とNG例を紹介
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生産性向上の取り組みのポイントとは?成功事例とNG例を紹介

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生産性を向上させることは重要とわかってはいるけれど「具体的にどうすればよいかわからない」「うまくいかない原因を知りたい」「他社の事例を参考にしたい」といったお悩みをお持ちではないでしょうか。

この記事では、生産性向上を成功させるための事前準備に加えて、失敗してしまう理由、成功事例も解説していきます。生産性向上に向けた現状把握と具体的施策の立案にご活用ください。

1.企業が生産性向上に取り組む意義とメリット

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生産性を向上させることは、最小限の資源(人・物・金・設備・時間など)で最大限の利益を実現させることです。したがって、企業にとって生産性を向上させることは、企業の使命ともいえます。

生産性が向上することで、企業に大きなメリットをもたらします。ここからは、生産性を向上させることで得られるメリットについてみていきましょう。

人材不足への対応
少子高齢化によって、今後の労働人口は減少の一途をたどります。先々の人材不足は避けられない事態となっていくでしょう。そのために、企業ではさらなる生産性の向上が必要です。

生産性を向上させるためには、あらゆる業務の効率化を図ったり、労働環境の改善を図ったりする必要があります。このような課題を改善していくことで、少ない人数でも利益を上げられる組織になっていくでしょう。

グローバル化による競争への対応
日本の時間あたりの労働生産性は、OECD(経済協力開発機構)に加盟している37カ国のなかで21位という結果でした。また、1人あたりでみる労働生産性は26位と世界基準でみても低い位置にあります。

結果からみると、日本の生産性は低く、国際的な競争力が不足していると言わざるを得ません。加えてインドなど新興7カ国のGDPが成長しており、2050年には日本のGDPランキングは、世界8位に後退すると予測されています。

こうした背景からも、グローバル化のなかで競争力を発揮できる社会に期待が寄せられているのです。諸外国と渡り合う競争力を発揮するには、生産性向上は日本企業にとって必須課題だといえます。

参考:
労働生産性の国際比較2020|公益財団法人日本生産性本部
https://www.jpc-net.jp/research/detail/005009.html

PwC調査レポート「長期的な経済展望 世界の経済秩序は2050年までにどう変化するのか」
https://www.pwc.com/jp/ja/japan-knowledge/archive/assets/pdf/the-world-in-20501705.pdf

2.生産性向上への取り組みの準備で行いたいこと

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生産性を向上させるためには、はじめに目的を明確にすることが重要です。従業員のスキルアップによって生産性を向上させていくのか、コア業務に集中させて生産性を向上させていくかなどが挙げられます。

ここからは目的を明確にしたあと、どのように準備していくかをみていきましょう。

現状を分析し、課題を洗い出す
現状を分析して課題を洗い出していきます。その際、分析視点の例として、「本当に必要な業務かどうか」「ツールによって自動化できる業務はあるのか」という視点で現状を確認していくと、課題がより多くみえてくるでしょう。

実行する施策の優先順位をつける
課題の抽出、分析が完了したあとは、課題を整理して施策の優先順位を決めます。優先度をいくつかのジャンルで分けていくと、より課題改善の施策によって大きな成果を生むでしょう。

例えば、課題改善することでもたらされる成果が大きいものというジャンルを設定します。このジャンルに集まった課題で成果の大きい順に分けていくのです。課題によってはすぐに改善できないものがあるため、さらに実現難易度の低いものに振り分けていきます。

このようにしていくと、実現しやすく成果の得られる施策から実行しやすくなるでしょう。

助成金や補助金を活用できないか検討する
生産性向上や業務改善に対する補助金や助成金制度があります。施策実施の費用が抑えられるため、補助金や助成金制度を有効活用しましょう。

代表的な補助金や助成金制度には以下のものがあります。

・業務改善助成金
厚生労働省が中小企業を対象に、生産性向上を支援し、事業場内最低賃金の引き上げを図るための制度です。事業場内最低賃金を一定額以上引き上げると、設備投資や教育費などにかかる費用の一部が支給されます。

参考:業務改善助成金
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html

・労働関係助成金制度
厚生労働省基準の生産性要件算定シートによる、生産性伸び率の基準を満たすことで労働関係助成金が割増される制度です。

参考:労働関係助成金
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000137393.html

・IT導入補助金
経済産業省が監督する生産性向上、業務効率化のためのITツール導入をサポートする補助金制度です。

参考:IT導入補助金2021
https://www.it-hojo.jp/overview/

その他にも活用できる補助金・助成金もありますので、生産性向上に取り組む際は自社が利用できるものがないかさまざまな視点から検討してみましょう。

3.知っておきたい!失敗につながるNG例

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生産性向上に取り組んでみてもやり方によっては失敗してしまう可能性もあります。取り組みを成功させるためには、失敗例を知ることも重要です。ここからは、失敗につながる取り組みのNG例をみていきましょう。

分析が片手間で実態を把握できていない
課題の分析が通常業務の片手間になってしまうと実態を把握しきれません。現場の状況をよく観察し、声を拾いながら課題を確認していかなければ、現場のモチベーションを下げてしまう可能性もあります。

現状の把握と課題の抽出を入念に行うことは、生産性向上のスタートでもっとも重要なステップです。現状把握と課題の抽出を正確に行わなければ、その後に生まれる施策も効果が不十分なものとなってしまいます。そのため、現状の把握と課題の抽出は専任者を配置して、時間をかけてでも入念に行うのが効果的といえます。

選択と集中ができず、施策を絞りきれていない
課題抽出と分析が不十分な場合、優先順位が明確にならず、改善策の取捨選択がうまくできなくなります。そのため、必要のないことに手を出してしまう可能性も高くなってしまうでしょう。

いらない業務が増えるということは、マルチタスクや残業を生み出してしまいます。従業員の時間を奪うことになり、モチベーションの低下を招く可能性もあるでしょう。そのため、課題分析と改善策の絞り込みは、リソースを割いてでも集中して取り組むことが重要だといえます。

従業員の負担が前提となっている
生産性を向上させる施策の実施には従業員の協力が不可欠です。しかし、場合によっては一部の従業員にしわ寄せが起こる可能性があります。

一例として、業務時間だけを削減しようとする場合です。やみくもに残業禁止といった方法を取ると、マネジメントをする中間管理職の負担増加が想定されます。これでは中間管理職の生産性が上がりません。

このような事態を防ぐためには、業務時間を削減できるように業務内容の効率化を図ることが大切です。生産性向上を求めるあまり、一部の従業員の負担を増やすだけにならないよう注意しましょう。

4.生産性向上の成功事例4選

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生産性向上の施策は企業によってさまざまです。成功事例を知ることで新たなアイデアが生まれたり、自社に応用できる方法が見つかったりすることもあります。ここからは、成功事例として4社の成功事例をみていきましょう。

レストランチェーンの事例
あるレストランチェーンでは、生産性を向上させるために従業員の動作に着目しました。そこで業務改善推進部門を設置して、従業員の接客・調理を含むすべての動作を撮影して、秒刻みで作業を分析。

また、専門コンサルタントにも現状把握を依頼して、無駄の発見と改善について具体的実施方法の研修に加えて、取り組みで生まれた成果を従業員に共有してモチベーションを高めています。

徹底的な現状把握と分析によって生まれた改善策の実施によって、厨房面積が半分ですむようになり、せまい場所にも出店できるようになりました。

オンラインショップ運営会社の事例
オンラインショップ運営会社では、長時間労働の問題を解決するために、6時間勤務制度「ろくじろう」システムを導入しました。ろくじろうとは、6時間で仕事が終わる人は6時間労働で帰宅してもよいという制度です。

注目したいポイントは、この制度をチーム制で運用したことです。チームで運用することで、協力し合って効率的に業務遂行する意識が芽生えていったといわれています。また、会議では話が長くならないようにするなど、少しでも無駄を省く工夫が従業員間で生まれました。

ろくじろうによって生まれた時間は、プライベートや自己研鑽などに活用し、ワークライフバランスも実現できています。

複合販売店企業の事例
複合販売店企業では、赤字転落から回復するために業務改革を行いました。商品の陳列方法などの店舗業務の他、業務に関わる実施方法などをマニュアル化しています。あらゆる業務をマニュアル化するには大変な労力が必要とされます。

マニュアル化で重視されたのは、現場社員の声を即時反映するスピード感とアクションに対するリアクションです。小さな発見でも自分の意見が反映され、フィードバックがあるということは、従業員の承認欲求を満たし、さらなる改善意見を生み出します。

しかし、マニュアル化によって無駄な業務を削減し「定時退社率93.3%達成」「9年間で売上・営業利益2倍達成」とマニュアル化にともなう労力以上となる、2つの大きな成果を上げました。

銀行の事例
ある銀行でTV会議システムを活用することで商談機会の増加に成功した事例です。TV会議システム導入前は一部店舗にしか専門知識を有する担当者がいませんでした。そのため、顧客は担当者の在籍している店舗に赴くしか方法がなかったのです。

TV会議システム導入によって、担当者と顧客をオンラインで結び、どこの店舗でもスムーズに相談できる環境が完成しました。また、顧客と関わりのある担当者が不在といった場面が軽減し、顧客状況に応じてフォローできる体制も整いました。

そのため、商談の機会が増加し、申し込み率が1割上昇する成果が生まれたのです。

5.生産性向上の成功を左右する社員の健康~管理は「HELPO」にお任せ

生産性向上の施策を実施するには従業員の協力が必須です。しかし、従業員のパフォーマンスを最大限に発揮するためには、健康でなくてはなりません。

健康管理は個人に依存する部分が大きく、企業で従業員の健康状態をすべて管理することはむずかしいのが現状です。仕事が終わるころには病院も終わっていて相談できなかったり、必要な薬がすぐに手に入らなかったりして健康状態が悪化してしまうケースもあるでしょう。

ヘルスケアテクノロジーズでは、24時間いつでも医師や薬剤師にチャットで相談できる「HELPO」という健康医療相談チャットサービスを提供しております。HELPOを活用いただくことで、従業員の健康をサポートする環境作りを推進できるでしょう。

6.まとめ

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ここまで生産性向上が企業にとって重要な理由、施策について解説してきました。生産性を向上させることは、企業が利益を生むために必須です。少子化による労働人口減少の未来も待ち受けているため、すぐにでも取り組んでいくべきでしょう。

施策を実施するのも現状を把握し、課題を抽出するのも従業員です。企業で働く従業員が最大のパフォーマンスを発揮できなければ、生産性を向上させることはむずかしいといえます。そのためには、従業員が常にベストコンディションで仕事に臨めるのが理想です。

いつでも健康状態を相談できるHELPOが、従業員の健康管理をサポートし、健康面から生産性向上をアシストします。企業の福利厚生充実にも貢献できるアプリとなっているため、検討してみてはいかがでしょうか。

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