職場環境配慮義務の順守が会社を守る | ハラスメントを防止し快適な職場環境を
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職場環境配慮義務の順守が会社を守る | ハラスメントを防止し快適な職場環境を

HELPO マガジン

多様な働き方が認められるようになった現代、改めて職場環境配慮義務という労働契約法が注目を集めています。義務を怠れば罰則もあり得るものですが、配慮が足りていない職場が多いことも事実です。

こちらの記事では職場環境配慮義務について詳しく解説し、改善することで得られるメリットや具体的なアイデアについて紹介します。職場の環境はこのままでよいのか不安がある、改善案が知りたいという方はぜひ最後までご確認ください。

安全配慮義務とは

企業は従業員の安全や健康、命を守り安心して働けるよう配慮する義務があります。これを安全配慮義務といい、労働契約法にも明文化されているものです。さまざまな働き方を選べるようになったこの時代、配慮すべき対象者と対策は以前よりも大きくなりました。

法的根拠

安全配慮義務は労働契約法第5条に明文化されているものです。企業は従業員が使用する設備や器具、その業務内容、雇用などについて、安全に配慮し心身の健康を脅かすことのない働き方を提供する必要があります。

安全配慮義務の内容は多岐に渡りますが、労災をはじめパワハラやセクハラなどのハラスメント関連など仕事を通して生じたトラブルも含まれるのが特徴です。

安全配慮義務を順守することは企業を守ることにもつながります。労働環境がよければ優秀な社員の離職を防ぐことができますし、競争化社会において企業の大きな力になるでしょう。全ての従業員が安全で心身ともに健康な働き方が実現できれば、業務の業績向上が望め、同時に企業価値を高めることが可能になります。

対象者は仕事に関わる多くの人

対象となるのは自社で働く社員だけではありません。さまざまな業務に関わる人、例えば派遣労働者や下請け労働者など、直接雇用ではなくとも自社の業務に携わる労働者はこの対象になります。海外支店で働く社員や在宅社員についても同様に配慮しなければなりません。働き方が多様化した現代は、配慮すべき点も個人で異なることが考えられます。

職場環境配慮義務とは

安全配慮義務の中に「職場環境配慮義務」があります。快適な職場環境を提供することを第一に多方面から見て環境を整える必要がありますが、比較的企業が取り組みやすい部分です。こちらでは職場環境に関して企業が配慮すべき点について解説します。

快適な室内環境・作業環境

仕事をする環境が快適でなければ長期的にみて健康を害する可能性もあります。業務内容によって対策は異なりますが、従業員の声を聞き改善していく必要があります。

■空気環境・温熱条件
室内温度や空調設備を整え、快適に仕事に取り組める環境を作ります。屋外であれば熱中症の予防や荒天時・寒暖差のある日の対策などを講じる必要があります。

■科学的条件
ガスや有害物質に曝されないこと、異臭がしない環境であることも重要です。個人の喫煙に関しても含まれます。

■物理的条件
照明は適切な照度であるか、採光はあるか、業務を行う上で必要な設備が設置されているかなどについてです。壁や天井、机などの内装が、心理的効果を考えたものであることも環境条件になります。

人間工学的に心地よい空間である

自分のアドレス(作業をする固定の場所)が確保されていて、いつでも安心して業務に取り組める状態であることが理想です。

具体的にはOA機器の配線が邪魔になり危険であったり、機器の導入によって強い圧迫感を感じる、他の社員の視線が気になる机の配置であったりする場合は改善しなければなりません。

職場環境が整理整頓されていることも重要です。働くのに動線が悪く、資料や器具を探すのに手間取っていては効率が悪くなってしまいます。

仕事の負荷や自由度が適切である

従事している業務の負荷は適切であるかを確認します。心身に悪影響を与える長時間残業や過度な休日出勤など、過重労働となる働き方は早急に改善しましょう。繁忙期の仕事の過集中も見直し、チームの連携や負荷を考えなければなりません。

日々の業務の中でも、大きな負荷の掛かる作業を長時間任せていないか、休憩時間も取れないような激務ではないかなど一人ひとりの状況をみることも大切です。

介護や育児休暇への理解を社内全体に浸透させ、場合によっては時短出勤やフレックスなどの導入を検討し勤務時間制度の見直しも必要となることもあります。

職場内の相互支援がある

多くの人にとって職場は一日で最も長く過ごす場所です。そのため職場での人間関係は従業員の心身の健康に大きく関わります。

上司や同僚、または人事などに気軽に相談できる職場はストレスが少ないといわれ、トラブルや離職も少ない傾向です。何か問題が生じた時や悩んだ時に、誰かに助けを求めることができる環境であれば、精神的な強みになり業務自体も滞ることがありません。

個人やチームに対して適正な評価があることも、従業員のモチベーションや効率に関わります。

職場環境配慮義務違反は罰則もあり得る

職場環境への配慮を怠り、従業員にとって不満の多い職場であり続けることはマイナスでしかありません。働く社員の健康や安全が守られない場合、職場環境配慮義務違反として罰則となり、従業員の損害に対して賠償をしなければならないこともあります。

パワハラやモラハラなどのハラスメント

近年ハラスメント問題は多様な広がりをみせ、社会問題のひとつとして取り上げられることもしばしばです。嫌がらせやいじめなどハラスメントについて、十分な措置を取らなければ職場環境配慮義務違反となることがあります。

■強要罪(「刑法」第223条)
法定刑3年以下の懲役。身体への加害を含め、適正範囲以上の強制をすること。

■名誉棄損罪(「刑法」第230条)
3年以下の懲役若しくは禁錮または50万円以下の罰金刑。公然と事実を摘示すること。サービスの質に関する満足度のような評価ではなく「誰々が横領をした」「店にネズミがいた」などの具体例を出す事例など。

■侮辱罪(「刑法」第231条)
拘留または科料刑。拘留の場合1日以上30日未満の収監。公然と人を侮辱したり、メールなどで相手を軽んじたり馬鹿にする発言・行為を行うこと。

早期改善で業績悪化を防ぐ

たとえ罰則にあたらない事例であったとしても、環境改善を怠りハラスメントを放置すれば従業員は精神的苦痛から離職を選択することも考えられ、ブラック企業として全体評価も下がってしまいます。新たな優秀な人材の確保が難しくなり、社会的信用も失墜しかねません。

こうした悪循環の末、業績悪化となることを防ぐためにも、職場環境配慮義務に則った改善措置を取る必要があるでしょう。

従業員が安心して快適な環境で働けるよう労働環境を把握し、現状に問題がある場合は担当者・産業医などと連携を取りながら改善に努めます。

職場環境の改善で得られるメリット

職場環境の改善は比較的容易に取り組める部分も多く、少しの改善から得られる恩恵は想像しているより大きかったケースも多々あります。メリットを理解するとともに自社内の改善点をみつけ、特にどこに力を入れれば効果が現れるのか考えてみましょう。

社員のストレス低減につながる

職場環境の改善によって得られるメリットのひとつに、社員のストレス低減が挙げられます。風通しがよく自由度が大きい職場であれば、仕事中のストレスを感じにくいものです。

しかし仕事をしていると少なからずストレスを感じることは必ずあるでしょう。ストレスを感じた際にも、社内にリフレッシュする手段が多ければ多いほど、社員にとっては働きやすい環境であるといえます。

モチベーションが向上する

オンとオフの時間が明確で、しっかり休息を取ることができる環境はモチベーションアップと生産性向上につながります。

また、環境整備の際に社員の不満や意見を聞き改善に取り組めば、企業は社員のことを大切にしてくれていると認識され、積極的なやる気につながるになるでしょう。職場環境が整う上、社員の会社への信頼性が増し生産性アップという好循環になります。

社内の風通しがよくなる

職場で抱える悩みやストレス源となりやすいのが人間関係です。上司や同僚間など縦・横そして全体のコミュニケーションを活発にして、チームワークを強化しましょう。

円滑な社内コミュニケーションが図れるようになれば、社員同士の意思の齟齬が起こりにくくなりミスが減らせます。目的意識がはっきりして共通のゴールが見えれば業務のスピードもより加速するでしょう。

離職率の低下

働きやすい職場であれば、離職したいという社員は劇的に少なくなります。優秀な人材は自社で確保して長く力になってもらいたいものです。

これからの日本は、少子高齢化により労働力不足が懸念されています。すでに人材がなかなか集まらないという声も多く、その解決策のひとつとして今現在抱えている優秀な社員を離職に向かわせない取り組みが必要です。

職場環境を改善するアイデア

こちらでは職場環境の改善のための具体的なアイデアを紹介します。自社に不足しているものや見直す必要がある箇所はないか考えながら見てみましょう。中には時間をかけて改善を目指す必要があるものも存在しますが、作業動線の確認や工程の見直しなどは明日からでも始められます。

勤務時間や作業人員の見直し

まず従業員の勤務時間に無理が無いか、配置した人員に過不足はないか、業務量は適切であるかなどの見直しをします。

■勤怠管理の徹底、ソフトウェアやクラウドを使った可視化
■過重労働はないか確認、改善
■休憩時間や休暇の確保
■人員の適正化

現場を確認しながら、従業員個人にもヒアリングをして問題がある箇所は改善に努めましょう。ノー残業デーやテレワークの体制を整える、フレックス制度を作るなどの働き方の見直しと改善、そして有給や育児介護休暇が取りやすい会社を目指します。労働に対しての報酬が適正であるかも重要です。

作業手順や工程の見直し

業務に無駄はないか見直し、個人への仕事の振り分けは妥当であるか確認、課題があると分かったら円滑に進められるよう作業手順を組み直す必要があります。

■職場のレイアウトや動線を見直す
■個人のアドレス(場所)を決定する
■業務に必要なものの整理整頓を徹底する
■工程の見直し、担当者を交えて改善を図る
■マニュアルを作成し順守するよう教育を徹底し、マニュアル自体も随時見直す

職場の環境を見直す

仕事をする環境が不快であったり、満足に休憩も取れないような不安定な環境であったりすると従業員のストレスになります。

■照明や空調をはじめとした作業環境を快適な状態にする
■トイレや休憩室を衛生的に保つ
■喫煙所を設ける
■休憩や食事場所など福利厚生設備を整える

特に福利厚生設備を充実させると快適性は向上します。誰でも利用できる自販機や軽食提供設備の設置からマッサージルームの設置、休憩室に雑誌や書籍を揃えるなど、さまざまな福利厚生が考えられます。

コミュニケーションの取り方を見直す

コミュニケーション不足によって人間関係は悪化することが分かっています。人事部が中心となり、過不足のない適切なコミュニケーションを取りましょう。

■社内SNSを新設、チャットツールなどを利用する
■プロジェクト毎に管理ツールを利用する
■1on1ミーティング実施
■チームや個人面談の機会を増やす
■社内旅行や合宿など仕事と離れたイベントを実施

メンタルヘルス相談窓口を作る

熱心に仕事を続けていると誰しも悩む時がありますが、中には上司や人事に相談しにくい事例もあります。そんな時に専門の相談窓口を設けておくと安心です。メンタル面を中心に、仕事において悩みが生じた際や、自己実現に向けて相談したい際に大いに役立つでしょう。

社内にいつでも相談できる窓口があるということは、従業員にとって信頼感や安心感につながります。社内の窓口のほか、社外の第三者にも相談できる仕組みがあればなおよいでしょう。

「HELPO」を活用した福利厚生・職場環境改善

社員の悩みやストレスの相談ができる、第三者相談窓口としてHELPOの利用がおすすめです。健康管理のプロが在籍し、相談者に寄り添い解決に導きます。医師、看護師、薬剤師が相談内容に適切に対応します。

24時間365日いつでも相談ができるアプリで、チャット形式で気軽に相談や質問ができます。対面や電話とは違い、落ち着いて自分の症状について伝えることができるのが魅力です。社員の健康管理のためにHELPOの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

まとめ

職場環境配慮義務とは、企業が取り組まなくてはならない従業員と自社を守るものです。快適な職場環境を作るためには、まず環境の見直しから始め、ヒアリングやアンケートを実施し社員に寄り添い思いやりのある改善が必要です。

福利厚生の一環としてメンタルサポートを行う企業は増え続けています。社外から多角的にアプローチが可能なHELPOがおすすめです。プロのメンタルケアを通して自社の社員の健康を守りましょう。


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