生産性向上の6つの施策と取り組みのポイント
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生産性向上の6つの施策と取り組みのポイント

HELPO マガジン

日本では、かねてより労働人口の減少や国際競争の過激化を受け、生産性向上の必要性に迫られていました。さらにコロナウイルスの影響もあり、経済損失を被ったり、労働環境を大きく変えざるを得なかったりした企業も多いことでしょう。本記事では、生産性向上を目指すために必要な基礎知識から、実際に取り組む際のポイントまでを網羅的にご紹介していきます。

1.生産性向上とは

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生産性とは、企業が投入した経営資源に対し、どれだけの成果を生み出せたかという効率の程度のこと。つまり、どれだけの資源(ヒト・モノ・カネ)を投入した結果、どれだけの成果が得られたかを表す指標です。この投入した経営資源をインプット、生み出せた成果をアウトプットとすると、「生産性=アウトプット÷インプット」という計算式で表せます。

アウトプットには、生産個数、生産量などの物理的なものと、いわゆる粗利にあたる付加価値の2つの捉え方があります。また、インプットには、原材料や設備のほかに、従業員の数、労働時間などが含まれます。労働人口の減少や国際競争、さらにワークライフバランスの観点から、生産性向上がより求められるようになっています。

2.生産性向上の4つの方向性

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規模を縮小する
投資(インプット)を減らしつつ、それに伴う生産(アウトプット)の減少を極力抑える施策です。採算の取れていない部門や店舗の縮小や撤退、統廃合、人員削減などが該当します。企業として不採算要因を見直すことは必要ですが、従業員のモチベーションへの影響が少なくなるよう配慮が必要です。

それでは、どうすれば生産性を向上することができるのでしょうか。「生産性=アウトプット÷インプット」ですから、生産性向上のためにはアウトプットとインプットを操作することが必要です。そして、どのような点に着目してこれらを操作するかによって、以下の4つの方向性に分類することができます。

成果(アウトプット)を増やす
投入する資源(インプット)は維持したまま、成果(アウトプット)を増やすことで生産性向上を狙う方法です。従業員の数や労働時間はそのままにするため、労働の質を高めることが必要となります。テクノロジーの導入や従業員のスキルアップだけでなく、従業員の健康状態やモチベーションも労働の質の向上には不可欠です。

投入する資源(インプット)を減らす
生産量や付加価値(アウトプット)は維持しながら、現場業務の効率化やコスト削減を進めることで投入する資源(インプット)を減らす方法です。業務改善に近いイメージで、無駄な業務がないか、物資や時間のロスが生じていないか見直し、改善できれば生産性が向上します。

規模を拡大する
投資(インプット)と生産(アウトプット)の両方を拡大し、生産性向上につなげる施策です。成果の出ている現事業への投資を増やすほか、新部門の開設やリクルート数の増加、新設備への投資なども該当します。生産性が上がるだけでなく、企業としての規模拡張にもつながります。

3.生産性向上の6つの施策

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ここまで、アウトプットとインプットの操作による生産性向上の4つの方向性を見てきました。それでは、生産性を向上させるには、具体的にどのようなアクションが求められるのでしょうか。ここでは6つの施策を取り上げて説明します。

現状を分析し、課題を洗い出す
生産性向上にかかわらず、何か施策を打つ際には自社の現状を分析することが必要不可欠です。現状を把握することで、目標や指示が明確で的確なものになります。まずは業務フローやコストといった業務的側面、そして従業員のスキルやポテンシャル、モチベーション、労働時間やパフォーマンス状態などの人的側面をそれぞれ可視化しましょう。

すると、インプットとアウトプットの比率や質、課題や改善点が浮かび上がってきます。まずはそれらを徹底的に洗い出し、社内で共有できるようにまとめましょう。

無駄な業務を洗い出し、減らす
経営者や管理職が把握して挙げられる課題の他に、従業員が毎日取り組んでいる業務にもムダな業務や非効率な業務が隠れている可能性があります。生産性向上のためには、大きな課題だけでなく、毎日の業務の中の小さな課題を改善していくことこそが必要になります。

従業員の協力も得ながら、それぞれの業務内容や業務フローを可視化しましょう。その上で、従業員同士で確認するなどして無駄な業務を洗い出し、それを減らすことで生産性向上につながります。

コア業務とノンコア業務を明確にする
企業全体の業務、従業員レベルの業務が可視化されたら、それらを本来リソースを注ぐべきコア業務と、そうではないノンコア業務に分類します。コア業務とノンコア業務を設定することで、優先順位の明確化とともに余分な作業の削減に取り組むことができます。

コア業務へより集中的にインプットすることで、アウトプットを増やし、生産性を向上させましょう。そのために、ノンコア業務を分担したり、アウトソーシングしたりすることも検討するとより効率的です。

ITツールやテクノロジーを活用する
ノンコア業務の軽減化とコア業務への注力のため、ぜひデジタルツールなどの各種テクノロジーの導入を検討しましょう。データ集計や分析、管理は、特にITツールによる自動化と効率化が期待できる分野です。また、従業員同士のコミュニケーションや情報共有に特化したサービスも増えてきています。

また、モバイル端末の導入やクラウドサービスを利用した情報共有などは、テレワークなどの働き方改革にも役立ちます。ペーパーレス化においては用紙やコピー機といったコストの削減にも効果的です。従業員の負担の軽減や作業効率化だけでなく、コストパフォーマンスの改善も期待できます。

従業員のスキルアップ
従業員一人ひとりのスキルアップが実現すれば、インプットを維持したままアウトプットが増えるので、生産性の向上につながります。入社直後だけでなく、定期的な研修などを通じてスキルアップを図りましょう。

また、誰しも得意不得意があるため、スキルを十分に発揮させるには個人の努力だけでなく適材適所への配置も重要です。従業員の個性や得意分野を把握し、活かすには、丁寧なマネジメントが必要不可欠。タレントマネジメントの観点を踏まえて、生産性を向上させましょう。

従業員の健康管理とモチベーション管理
スキルだけでなくモチベーションも生産性に大きく影響します。チーム内の関係性が悪かったり、業務に魅力を感じたりしていなければ、スキルを発揮することもままなりません。同様に、従業員が実力を発揮するには心身が健康であることも重要です。

心身の健康はパフォーマンスやモチベーションにも関わるので、生産性向上において無視できません。特に社会が新型コロナウイルスの流行を経験した今、健康への意識はますます高くなってきています。

加えて、近年は転職も珍しいことではなくなってきています。いかにエンゲージメントやモチベーションを高め、優秀な人材の外部流出と、それにともなう生産性の大幅な低下を防止するかも重要となってきています。

4.生産性向上の取り組みのポイント

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生産性向上の4つの方向性と6つの施策を見てきました。生産性向上への意欲が高まっている方も多いのではないでしょうか。それでは、実際にこのような取り組みをする上で、ぜひ意識したいポイントを2つご紹介します。

客観的指標で管理する
現状分析と課題の洗い出しの項でも挙げましたが、現状を把握して、明確かつ的確な目標や指示を出すことが重要です。特に数字のような客観的指標で管理することは、効果的な取り組みの基礎となります。下記のような指標を参考にKPIを設定し、取り組みを進めていきましょう。

・付加価値労働生産性
「付加価値」とは売上高から原材料費などを除いた値で、いわゆる粗利を指します。付加価値、つまり粗利を労働量で割ることで、付加価値労働生産性を表すことができます。なお、労働量は労働人数と労働時間の積で表します。

付加価値労働生産性=付加価値÷労働量
※労働量=労働人数×労働時間

・全要素生産性
付加価値労働生産性に、資本データを加えてより詳細で現実的な指標とする考え方です。インプットとして、労働量だけでなく、機械設備などあらゆる費用を想定し、それに対してどれだけの付加価値が発生したかを算出する指標です。
全要素生産性=生産量÷全要素投入量

・労働分配率
付加価値に占める人件費の割合を示す指標です。人件費が適正水準かどうかを判断するためにも使用されます。
労働分配率=人件費÷付加価値

PDCAサイクルを実践する
多くの業務同様、PDCAサイクル(Plan=計画、Do=実行、Check=評価、Action=改善)を実践することは生産性向上の取り組みにおいても重要です。生産性向上には中長期的視点も必要ですので、しっかりとPDCAサイクルを設定し、実践していきましょう。

5.生産性向上に活用できる補助金や助成金

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生産性向上のための施策を打ちたいと思っていても、ITツールの導入やスキルアップのための研修など、少なからず導入にコストが発生することも多く、障壁となるかもしれません。しかし、国や自治体が補助金や助成金を出しているため、それらをうまく活用することで生産性向上が図れる場合があります。

国が行っている補助金や助成金
労働人口の減少傾向、国際競争の高まりを受け、国においても生産性向上は重要課題となっています。そのため、国は企業の生産性向上を積極的に支援しており、「業務改善助成金」や「人材開発支援助成金」、「IT導入補助金」などを提供しています。

・業務改善助成金
生産性を向上させ、賃金の引き上げへの取り組みを支援する助成金です。事業場内最低賃金を一定額以上引き上げおよび、生産性向上のための設備導入、業務改善のためのコンサルティング、人材育成のための研修などを行う中小企業や小規模事業者が、要件を満たした場合に受け取ることができます。

参考:厚生労働省「業務改善助成金:中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03.html

・人材開発支援助成金

従業員のキャリア形成を効果的に促進するため、職務に関連した専門的な知識や技能を修得させるための職業訓練などを実施したり、教育訓練休暇制度を適用したりした事業主などに対して助成する制度です。こちらもいくつかの受給要件があります。

参考:厚生労働省「人材開発支援助成金(特定訓練コース、一般訓練コース、教育訓練休暇付与コース、特別育成訓練コース)」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/kyufukin/d01-1.html

・IT導入補助金

中小企業・小規模事業者がITツールを導入する際、経費の一部を補助して業務効率化・売上向上を支援する制度です。

参考:一般社団法人サービスデザイン推進協議会「IT導入補助金」
https://www.it-hojo.jp/overview/

地方公共団体が実施している補助金や助成金もある
地方公共団体が独自に実施している助成金制度もあります。例えば、新潟県新潟市では、「新潟市中小企業生産性向上設備投資補助金」を実施しています。

こちらは工場などを有する一部中小企業者に対し、要件を満たした場合、上限200万円(通常枠)補助しています。他の自治体でも補助金や助成金を設けている場合があります。自治体の公式Webサイトに情報が掲載されているので、ぜひチェックしてみましょう。

6.社員の健康を守り生産性向上に寄与する「HELPO」

生産性向上には、様々な方面からの施策が必要です。そして、それを支援する様々なアウトソーシングサービスが開発されています。しかし、現状ではコスト削減やコミュニケーション、タスク管理の支援が多く、生産性向上の大きな一要素である「社員の健康」への対策が手薄になっている企業も多いのではないでしょうか。

「HELPO」は、ヘルスケアテクノロジーズが提供する健康医療相談アプリです。体調が悪くなり始めたときや、ちょっとした身体の不安があるときに、医師・看護師・薬剤師の医療専門チームに24時間365日気軽に相談できます。社員の健康を守ることで、生産性を向上させましょう。

7.まとめ

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生産性向上のための6つの施策や取り組みのポイントを見てきました。インプットの質の担保は生産性向上のために避けて通れないものですが、中でも社員の健康は重要なものでありながら、専門的な知見が必要で施策を打ちにくいものでもあります。

また、健康状態はとてもデリケートな問題ですから、アウトソーシングを利用して社外のリソースを取り入れることも重要です。ヘルスケア分野のDX、ヘルスケアテクノロジーズの「HELPO」を取り入れて、生産性向上をより進めてはいかがでしょうか。

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