職場環境の改善は急務!?ストレスを減らして業績アップ
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職場環境の改善は急務!?ストレスを減らして業績アップ

HELPO マガジン

職場環境の整備は企業の義務です。改善策を打ち出そうと思ってはいるものの、どこから手を付ければよいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、職場環境改善の具体的な方法をご紹介します。

職場環境を整備するためには、問題点を洗い出し、計画的で段階的な改善策を打ち出すことが必要です。具体的な取り組み方が分かれば、深刻な問題を抱える前に職場環境を改善できるでしょう。企業のイメージや業績もアップします。

【職場環境の改善】どこまでが企業に求められているのか

職場環境が良くなると、企業のイメージアップや生産性の向上、賠償問題にも発展しかねない危険の回避などメリットがあることは知られています。しかし、完璧を求めるとキリがありません。コストや手間がかかるのも事実です。求められているラインとメリットを比較することで、企業の方針に沿った改善策の枠組みができます。 

職場環境とは

職場環境とは、従業員を取り巻く環境すべてを表す言葉です。取り組むべき分野には、物理的な環境を中心としたハード面と、目に見えない部分を改善するソフト面とがあります。

ハード面に含まれるのは、オフィスの温度・湿度や明るさ、設備の配置や仕様、休憩所や食堂、トイレなどの環境整備です。従業員の身体的な疲れ、けがや病気を引き起こしかねない環境は見直さなければなりません。

人材教育やコミュニケーション対策、ストレスケアなどはソフト面です。目に見えにくいため改善が後回しになりがちですが、心身に大きなダメージを与える可能性があります。

職場環境の改善は多岐に渡るため、すべてを一度に変えることはできません。計画的で段階的な改善が必要です。

法律により企業側に求められていることとは

環境改善に関する規定は、労働安全衛生法(昭和47年法律第57号)第71条の2に定められています。企業に求められている基本指針は以下の通りです。

■適切な空気環境、温熱条件、視環境、音環境、作業空間などを実現する措置
■作業負担を軽減する措置
■従業員の疲労回復を図るための施設や設備の設置・整備
■清潔で快適な職場環境を実現するための措置

(参考:中央労働災害防止協会 『事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針』)

さらに、50人以上の従業員をかかえる企業には、1年に1度以上のストレスチェックが義務付けられています。

職場環境の改善が叫ばれる理由

一般的な会社員は、1日のおよそ1/3を職場で過ごします。職場環境が心身に与える影響は過小評価できません。職場環境の改善が叫ばれるのはそのためです。実際、職場での過度なストレスにより、体の健康や心のバランスを崩してしまうケースは多く見られます。

有能な人材がストレスや体調不良により仕事を休むことになると、企業にとっても大きな痛手です。中には復職が難しくなってしまう方もいます。中堅社員や大勢のスタッフの休職・離職が相次ぐと、生産性や仕事の質が低下してしまい、ひいては企業の信頼低下にもつながりかねません。

【職場環境の改善】押さえておきたい4つのポイント

職場環境には実にさまざまな側面が含まれているため、どこから手を付ければよいのか分からないという方もおられることでしょう。

改善計画を立てる際には、職場の物理環境、業務内容、仕事の自由度や自己裁量権、人間関係という4つポイントをバランス良く改善していくことが重要です。それぞれにどのような内容が含まれるのか、心身の健康にどのように関わってくるのかを見てみましょう。

1. 物理環境

物理環境とは、オフィスや作業現場の物理的な環境作りのことです。明るさや騒音、温度・湿度など体調に直接ダメージを与える要素だけでなく、十分な作業スペースがあることや無理のない作業姿勢といった、徐々にストレスやダメージを与えていく要素も考えなければなりません。

これは重労働に限ったことではなく、デスクワークにも必要な環境整備です。使いやすい機器や設備、業務に見合ったパソコンのスペックやネットワーク環境などが整っていると、無駄な作業を減らし、ストレス軽減につながります。

2. 業務内容

業務内容も心身に大きな影響を与えます。業務の質と量が適当であるかどうかを見極める体制や規則作りが必要です。

「作業量が多過ぎる」「時間的な要求がタイト過ぎる」「経験値を大きく超えて期待される」といった業務内容では負担が大きくなり、ストレスの原因となってしまいます。一方、本人の能力を生かせない仕事ばかりだと、やる気を失ってしまうでしょう。

人事評価制度とコミュニケーション体制を整備し、一人一人の能力や特性を生かした業務の割り当てが必要です。

3. 仕事の自由度や自己裁量権

「上司の指示通りにしかやらせてもらえない」「重要な決定に関わる場では意見が言えない」という状況が長く続くと、仕事に対するモチベーションは下がってしまうでしょう。また、パワハラなどの深刻な問題を生み出す要因にもなってしまいます。

パワハラは裁判にも発展しかねない問題です。そのままにしておくと、生産性の低下はもとより、企業のイメージダウンも避けられません。社員の自主性が育つような環境作りと管理監督者の教育が早急に必要です。

4. 人間関係

令和2年に厚生労働省が行った労働安全衛生調査によると、職場のストレス要因の第1位は「仕事の量・質」、2位が「仕事の失敗、責任の発生など」、そして3位が「対人関係」です。

(参考:厚生労働省 『令和2年労働安全衛生調査(実態調査)の概要』)

そこにはパワハラやセクハラ、いじめや部署での孤立といった分かりやすい問題だけでなく、「上司の指示が分かりにくい」「飲み会に誘われるのが苦痛」といった管理者が見えにくい理由も多く含まれています。

人間関係に関する悩みには相談しにくく感じるデリケートな部分もあるため、ため込んでしまうことも多いようです。働きやすい職場にするには、良好な人間関係を築ける環境整備も欠かせません。

【職場環境の改善】計画的に取り組むメリット

職場環境を改善するのは企業の義務です。しかし、企業にとってメリットになることも少なくありません。ここでは、職場環境の改善に積極的に取り組むメリットを取り上げます。

すべての改善策を一度に行うことはできませんが、計画的に進めていくと、社員にはその姿勢が伝わるでしょう。そのことがさまざまなメリットを生み出していくことになります。

社員全体のストレスが軽減

ひとつ目のメリットは、社員全体のストレス軽減です。ストレスの原因は人それぞれで、エアコンの温度といった些細なことで体調を崩してしまうケースもあります。従業員自身が、体調不良の理由に気付いていないことさえあるのです。

職場環境のハード面とソフト面のバランスが取れてくると、体調にダメージを与えかねない要因を少しずつ減らすことができます。結果として、特定の従業員だけでなく、多くの従業員のストレスが軽減されるというわけです。

職場環境の改善は、優先順位を決め、段階的に行っていかなければなりません。オフィスが気持ちのよい場所だと感じるようになれば、集中して仕事に取り組めるため、生産性も向上します。

仕事へのモチベーションが上がる

コミュニケーション対策や評価制度の見直し、ストレスケアといったソフト面が充実してくると、人間関係によるストレスが軽減されます。やりがいも感じられるようになるため、仕事に対するモチベーションも上がるでしょう。

問題が起きた場合にも、短期間で解決できるため、ため込み過ぎることがなくなります。長期に渡るダメージを減らすことで、ストレスが心身の深刻な病気を引き起こしてしまうという残念なケースも減らせるでしょう。

定着率が上がる

ストレスは本人が気付いていないケースや、誰にも相談できずにため込んでしまうケースも多く見られます。せっかく育てた有能な人材が、ストレスによる体調不良で離職するのは何とも残念なことです。

職場環境の改善により、早い段階でストレスを見つけることで、深刻なダメージになる前に対処できます。ストレスすべてをなくすことはできませんが、職場環境を起因とするストレスを減らすことができれば、心身の不調による離職率を低下させることにもつながるでしょう。

【職場環境の改善】具体的な対策アイデア

職場環境の問題点を洗い出し、実際に改善するにはどうすればよいのでしょうか。特に取り組み方に悩むのがソフト面です。ここでは職場環境の改善に取り組む上での具体的なアイデアを4つ取り上げます。ソフト面とハード面のバランスを取るのに役立つ改善アイデアですので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 社内アンケートで優先順位を見極める

ストレスの要因にはさまざまなものがあり、人によって大きく異なります。すべてを一度になくすことはできません。しかし、まずは社内アンケートを取り、どのような改善が必要なのかを知ることが重要です。その後、比較的簡単にできるものや重要性の高いものなど、優先順位を見極めながら段階的に取り組んでいくことになります。

アンケートは面倒くさいと感じる従業員もいることでしょう。一人でも多くの意見を汲み上げるためには、手軽にできるWebツールを使うなど工夫が必要です。無記名は前提条件ですが、年齢や性別、勤続年数といった分析に必要な情報は記載できるようにしましょう。

2. メンタルヘルスケア体制の確立

ストレスのサインにできるだけ早く気付き対処するためには、メンタルヘルスケアの整備が不可欠です。まずは従業員や管理監督者に対する教育により、ストレスに関する知識やメンタルヘルスケアの重要性を認識させます。

さらに、産業医や保健師といった社内産業保健スタッフによるサポートも受けられるようにしましょう。社内メンタルヘルスケアの実施は、専門家である社内産業保健スタッフによる企画で行います。対面でのサポートや職場復帰の支援などがサポートの内容です。

社外ケアとしては、従業員支援プログラム(EAP)や労災病院・診療所、都道府県産業保健指導センター、地域産業保健センターからの情報提供や助言を活用できます。

3. ICTをうまく使う

働きやすい職場環境を作るためには、業務を効率化するハード面での投資も欠かせません。そこで活用したいのがICTツールです。ICTは「Information and Communication Technology(情報通信技術)」と呼ばれるもので、情報処理はもとより、インターネットのような通信技術を利用した産業やサービスなどをすべて含みます。

ICTを使って支社間でビデオ会議ができる体制を確立すれば、無駄な出張を減らせるでしょう。リモートワークができるシステムを導入しておけば、感染症の拡大や突発的な災害時にも業務を続けることができ、健康不安や被害の軽減が可能です。

ストレスの小さなサインを見逃さないために、オンラインでのメンタルヘルスケアを導入している企業もあります。

4. 人事評価制度の見直し

人事評価制度に納得がいかないと、仕事への意欲を失い、ストレスも増大します。どうすれば成果や評価に結びつくのかをはっきりと示すことが必要です。

評価の枠組みをブラックボックス化せず、公平性や透明性のある基準を確立すると、従業員にも納得してもらいやすいでしょう。監督者によって評価がまちまちでは、不満のもとになってしまいます。そうならないためには、監督者の教育も不可欠です。

評価結果についての情報を従業員と共有するようにしましょう。何を期待しているのか、どのような行動を会社が評価しているのかといった内容を、評価者である上司が個々の従業員にしっかりと伝えることが重要です。

オンラインヘルスケアサービス「HELPO」が職場環境改善の切り札に!

特に取り組みが難しいと言われるソフト面の課題に取り組む画期的なツールが、オンラインヘルスケアサービス「HELPO」です。「HELPO」は、ソフトバンクのグループ会社であるヘルスケアテクノロジーズがリリースしました。

ストレスの小さなサインを見つけ、ダメージが広がらないうちに対処する切り札として、ぜひ「HELPO」をご利用ください。

アプリで簡単メンタルヘルスケア

「HELPO」は法人・自治体向けのオンラインヘルスケアサービスです。導入企業の社員や自治体の住民は、アプリを立ち上げるだけで簡単に利用できます。健康相談は24時間365日、いつでもチャットで気軽に相談可能です。出勤前に感じる違和感や疲れて仕事から帰った夜の時間帯など、気になった時にすぐ相談できます。

対応するのは、ヘルスケアテクノロジーズが直接雇用する医師や看護師、薬剤師などの有資格者です。医療のプロフェッショナルがすべての相談内容に丁寧に回答していくため、安心してご相談いただけます。

第三者だから気軽に相談できる

ストレスによる不調は、自分でも気付かないケースや、気付いていてもなかなか相談できないというケースが多いようです。「HELPO」は電話やビデオ通話ではなくチャットによる通信方法なので、小さな不安や違和感でも気構えることなく相談できます。また、第三者だからこそ正直に相談できるという方も少なくありません。

「HELPO」に相談し、病気の一歩手前である「未病」の段階で対処できれば、ストレスによるダメージを最小限に防げるでしょう。

病院検索や医薬品の配送、オンライン診療も

「HELPO」には、現在地や診療科、女性医師の有無などさまざまな条件で医療機関を探すことができる「病院検索」や一般用医薬品や日用品を購入できる「HELPOモール」の機能もあります。また、オンライン診療の機能もあり、チャットでの健康医療相談にとどまらず、医療機関を受診したいけれど通院する時間が取れないという方はご自宅からスマホで診察を受けることができます。

※HELPOの健康医療相談は厚生労働省が定義する遠隔健康医療相談に該当しており、診断ではなく医学的な助言や推奨を行うものです。オンラインでの診療をご希望の場合には、オンライン診療機能をご利用いただけます。

ストレスによる違和感を治療するのに「何科」を受診すればよいのか分からないという方は少なくありません。また、市販薬選びに迷うこともあるでしょう。医学的なアドバイスがあれば対処が早くなるため、ストレスによる心身へのダメージを最小限に食い止められるかもしれません。

なお、「HELPO」では、社員本人だけでなく社員の家族の健康状態も相談可能です。

まとめ

職場環境にはハード面とソフト面とがあり、どちらも従業員の心身に大きな影響を与えます。法律的な義務があるというだけでなく、生産性の向上や企業のイメージアップ、有能な人材を手放さずに済むといったメリットを考えると、職場環境の改善には積極的に取り組みたいものです。

メンタルヘルスケアの一環としてご利用いただきたいのが、オンラインヘルスケアアプリ「HELPO」です。24時間365日、いつでも気軽に利用できるため、病気になる前にストレスに対処できます。ストレスが企業に与えるダメージを抑えるためにも、「HELPO」の導入をぜひご検討ください。


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