職場環境の整備は企業の課題 | 働きやすい環境を実現しよう
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職場環境の整備は企業の課題 | 働きやすい環境を実現しよう

HELPO マガジン

職場環境の整備は、企業にとって責務であると同時に会社を守るための戦略でもあります。職場環境を整えると、従業員のモチベーション向上はもちろん相乗効果として業務の効率化や顧客満足度アップにもつながるでしょう。

この記事では職場環境の整備が必要な理由とその効果、具体的な整備のアイデアなどについて解説します。

職場環境の整備とは

労働力不足が不安視されるこれからの時代において、企業の課題のひとつとして職場環境の整備が挙げられます。一言に職場環境といっても労働環境(適切な労働時間と休暇、快適な作業環境など)、雇用(適正な給与や待遇)、人間関係など多岐に渡り、内容は企業や業種によって異なるものです。

職場環境の整備によってもたらされる恩恵とはどのようなものか、また整備しないことにより発生し得るリスクとはどのようなものなのか確認してみましょう。

職場環境の整備は企業の基盤になる

労働安全衛生法では、従業員にとって快適な環境を整えることは企業の努力義務であるとする指針を公表しています。環境がよい会社は離職率が低く生産性が高くなる傾向があるため、企業は目指すべき目標となるでしょう。そのためには職場環境の改善が必然です。

職場環境の整備は企業の基盤を作り、さらなる発展に欠かせないものであるといえます。労働環境や人間関係などあらゆる面で工夫と改善が可能です。

なぜ職場環境の整備が必要なのか

働き方改革が叫ばれる昨今、従業員にとって働きやすい環境を作ることは企業の大きな課題となっています。取り組み方は企業の規模や業態によって多角的に広がりますが、自社でも取り組める事例が何かしらあるはずです。

職場で感じるストレスが少ないほど心身の不調を予防することができ、職場の人間関係が良好であれば仕事を円滑に進めることができます。社員が持つ本来の能力を最大限発揮させるためにも、職場環境の整備は必須であるといえるでしょう。

職場環境の整備によって得られるメリット

職場環境を整えワークライフバランスを適正化することで、従業員が働きやすく離職率の低い企業となります。仕事に関わるストレスが少なく自分自身に価値を見出せる職場は、帰属意識を持ちやすく働き甲斐があるものです。

従業員の安定により、仕事のパフォーマンス向上や効率化も望むことができます。その結果、顧客満足度アップにつながり企業価値はますます上昇するでしょう。どのような職場でも環境を整備することで得られるメリットがあります。

環境を整えないリスク

職場環境の整備を疎かにすると、従業員の健康レベルが下がり心身の不調を感じ始めます。社内の人間関係の悪化や作業効率の低下、そして離職者の増加につながる可能性が出てくるでしょう。

職場環境が悪ければ人間関係も良好にはなりにくく、生産性向上にも貢献できません。また、仕事がやりやすくても従業員が十分な休息や休暇を取れないのでは整った環境とはいえないでしょう。職場環境は多角的に見る必要があります。

職場環境の問題

具体的に職場環境の問題とはどのようなものがあるのか、自社の環境と比較しながら確認しましょう。業務形態はさまざまですが、抱える問題や改善すべき点は同じであることが多いものです。これは大きく分けて6つに分類することができます。

1. 労働環境

従業員が働く空間環境の快適さを保つことは重要です。空調設備を整え、快適と感じる空間に設定します。また、外部からの騒音などから守る防音設備や、健康を害する恐れのある有害物質の暴露を防ぐことも必要です。

喫煙所を設けて非喫煙者に配慮する対策や、従業員がゆっくり休める休憩室を備えるなど福利厚生施設の充実に力を入れるとよいでしょう。

2. 業務の適正

各業務の分担が適切で、従業員の一人ひとりが本来の能力を十分発揮できる環境であることは、仕事の能率を上げるとともに従業員のモチベーションにも関わるものです。

単調な作業を延々と続けることや、特定の人に属人化している業務は心理的にも大きな負担になります。新しい業務にも柔軟に対応できるよう、社員教育や研修の機会を設け、業務の適正化を目指しましょう。

3. 労働時間

長時間労働や、過度な休日出勤があり休暇を取れない勤務形態であれば改善しましょう。普段はもとより残業が増えがちな繁盛期の業務分担の見直しも必要です。

企業が付与している有給休暇や、特別休暇・時短勤務などの調整・相談がしやすい環境に整える必要があります。労働人口が減少していく日本においては、従業員が育児や介護に理解を示し、産休や育休制度が利用しやすい企業であることも重要です。

4. 処遇・雇用問題

仕事に対して見合った待遇であるか、人事評価は適正であるかの見直しと改善も職場環境整備のひとつです。モチベーション維持のためにも従業員が納得できる待遇が求められます。

公平な評価となるよう評価基準を作るなどして、結果だけにフォーカスするのではなく、その業務プロセスにも焦点を当てて個人を評価することも考えなければなりません。

5. 人間関係の悩み

社内の人間関係が良好であることは、業務の効率化や作業のしやすさに大きな影響を与えることが知られています。よりよい結果をもたらすためには人間関係の悩みをできるだけ少なくしておくことが大切です。

社内の人間関係・チームワークがよければ、上司に気軽に相談しやすい雰囲気であったり、チーム内でお互いの意見を尊重しながら仕事ができたりと、精神的にも余裕を持って仕事に取り組むことができます。

6. 健康問題、ストレス

従業員が日々の業務のために健康に関わる問題が発現していないか、大きなストレスを抱えていないか確認しましょう。また、個人が健康管理に意識を向けるよう教育機会の場を設けたり、メンタル面で不調を抱えていないかチェックしたりすることが必要です。

見えにくいハラスメントなどが起こった際に、即座に相談できる窓口を設けている企業もあります。

自社の分析をすることで改善点が見つかる

自社の職場環境について洗い出し、現状分析をして問題点があれば改善策を取りましょう。作業環境と作業方法、福利厚生制度と設備など客観的に見て快適であるか・業務遂行において不便な点はないかなど探ってみます。

担当者だけでは見つけづらい人間関係や細かな内容については、ヒアリングシートを用いたりアンケートを取ったりと直接従業員から聞き出すのも有効な手段です。詳細な分析をすることで改善点が見つかります。

改善すべき点は社員や業務担当者などの意見を取り入れてベストな対策を練りましょう。自社のよい点を認めつつ、他社の成功事例を参考にして改善に努めるのもよい方法です。

職場環境の整備アイデア

具体的に職場環境を整えるアイデアを見てみましょう。自社で取り入れられる部分から徐々に始めます。勤怠管理などは早急に整える必要があるものですが、特に福利厚生の部分は従業員が求めている環境を準備することが大切です。

■勤怠管理の徹底

勤怠管理をすることは従業員に適正な賃金を支給し、過剰労働の予防・健康維持につながります。企業と従業員を守るために、残業代未払いや過重労働となる事例を避けなければなりません。

勤怠管理を可視化させる方法はいくつかあります。タイムカード、エクセルなどを用いるほか、インターネットを介したクラウド型システムなどを積極的に利用しましょう。

■労働時間の見直し

これからの時代はワークライフバランスを重視し、仕事だけでなくプライベートの時間をしっかり取る働き方が求められます。社会情勢の変化により、テレワークの導入やフレックス制を取り入れる働き方などは近年一般的になりました。

加えて育児・介護休暇や時短勤務、各種休暇が取得しやすく、従業員が過度な労働をする必要がない職場であれば、メリハリを付けてモチベーションを維持しながら働けるでしょう。

必要であればICT環境を準備し、普段の業務の中で無駄な作業はないかも見直します。効率化したり削減したりできる点があれば、改善することで従業員の働き方に変化が生まれるでしょう。

■適切なコミュニケーション

仕事を進めるうえで普段からお互いを信頼し合える関係性は大切です。もしミスやトラブルがあってもすぐに対処できるバックアップ体制が整っていることは大きな強みになります。強固なチームワークを作るためには過不足のないコミュニケーションが必要です。

社内で上司や同僚に相談しやすい雰囲気を作る、上司と部下の面談の回数を増やす、従業員同士の交流の場を作るなど、積極的にコミュニケーションを取る機会を設けるようにしましょう。

■福利厚生を活用

休暇や手当だけでなく、職場で利用する設備などに関しても福利厚生のひとつになります。一日のうち職場で過ごす時間は必然的に長くなるため、福利厚生施設や設備の拡充は職場環境の整備には有効です。

休憩室を快適な空間にする、飲食スペースを拡充し飲料や軽食を置く、仮眠室やリラクゼーションルームを設けるなど、企業でできるさまざまな取り組みがあります。

■健康維持とメンタルケア

労働環境を整えることで社員の心身の健康維持・増進が叶います。福利厚生の一環として、体の不調やメンタルヘルス、万一のハラスメントの相談などが気軽にできる窓口を設置するのがおすすめです。相談方法を複数用意したり、女性向けの窓口を設置したりするなどの工夫も取り入れましょう。

社内窓口のほか、社内ではなかなか言い出せないことを相談できる第三者窓口もあれば安心して相談ができます。

職場環境の整備のポイント

職場環境の整備は継続できることが前提で進めましょう。一度改善を施したら終わりではなく、定着するまで続けて様子をみて随時改善していく継続性が必要になります。また、担当者から見ただけでは分からない点は、複数の視点で状況を把握し個人に配慮することもポイントです。

■マニュアルを作り適宜見直す

環境整備を実践する際は担当者を決定し明確なマニュアルを作ることも大切です。職場環境の整備は継続的に実施できることがポイントになります。即効性のある改善もあれば、地道に続けることで効果が現れることもあるでしょう。実施することで従業員のためになるのか、どれくらいの効果があるのかなどを確認し、マニュアル自体も見直します。

■個人に配慮した改善策も必要

快適であると感じる基準は人それぞれです。例えば、室内温度や空調の強さ、照明の明るさなどは個人差が顕著で、一般的に快適だといわれる環境にしても人によって感じ方は変わります。作業場のレイアウトを変えたり個人用のスペースを確保したりするなどの工夫も必要になるかもしれません。

また、そうした改善策が限定的になったり、従業員間で不公平さを感じたりするようなことのないように配慮することも必要です。

■「HELPO」を活用した職場環境の整備

職場環境の整備に有効な福利厚生のひとつとして、HELPOの活用がおすすめです。医師、看護師、薬剤師からなる医療のプロチームが従業員の健康に関する状況を詳細にヒアリング、社内窓口だけでは難しい問題も解決に導きます。

アプリを利用した誰でも気軽に相談ができるシステムで、一年中いつでも好きな時間にコンタクトを取ることが可能です。突発的な不調の相談はもちろん、慢性的な身体の違和感やメンタル面についてなどを相談することで、従業員の健康を守る手助けとなります。

まとめ

社会を取り巻く情勢が目まぐるしく変わる現代、より個人に合わせた働き方が求められています。労働環境に問題を抱えたままでは、従業員の心身の健康を損ない、離職にもつながりかねません。職場環境の整備をすることで、従業員のモチベーション向上となり、顧客満足度も上がり結果的に企業として大きな価値が生まれます。

職場環境の整備のひとつとして、従業員の健康を守るHELPOの活用がおすすめです。業務遂行の中で起こる、ちょっとした不安や悩みの解消にHELPOを導入してみませんか。


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