職場環境を改善するアイデア20選!働きやすい職場はこう作る
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職場環境を改善するアイデア20選!働きやすい職場はこう作る

HELPO マガジン

職場環境の改善には、設備やシステムの導入、オフィスの移転やリノベーション、就業規則の改定や雰囲気作りと、実にさまざまな側面があります。そのため、どこから手を付ければよいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。大切なのは、自社の実状に即した改善策を見極めることです。

そこでこの記事では、実際に効果を上げている20の改善アイデアをご紹介します。すぐに実行できるアイデアだけでなく、段階的に取り組む改善策もあるため、職場環境の漸進的な改善計画の枠組みが見えてくるでしょう。

職場環境の改善が必要な理由とは

ビジネスには、企業としての成長やイメージアップなど長期的な利益を見越した投資も必要です。それには職場環境改善への取り組みも含まれます。職場環境のどこをどの程度まで改善するべきなのかを判断する場合には、職場環境改善の必要性とメリットを比較検討することが重要です。ここでは判断材料になるポイントをまとめます。

職場環境の整備は企業側の責任事項

企業が快適な職場環境を整備することは、労働安全衛生法により定められている責務です。国民全体の健康向上に貢献するだけでなく、従業員の能力を十分に発揮できる環境となるため、職場も活性化します。

快適な職場環境には、ハード面とソフト面の二本柱が必要です。作業環境や作業方法、疲労回復を図る取り組み、心身の健康に必要不可欠な設備の設置・維持管理などがハード面に挙げられます。業務の質や量、人間関係、円滑なコミュニケーション環境といったシステムや規則、枠組みなどがソフト面です。

離職率の低下と生産性の向上

職場環境が整っていないと、従業員の疲労やストレスが蓄積していきます。ストレスは心身の不調を引き起こしたり、仕事に対するモチベーションを低下させたりするため、ストレス対策は過小評価できません。ストレスにより離職に至るケースも多く見られます。

働きやすい職場環境を実現できれば、離職率を下げることになるため、有能な人材を失わずに済むでしょう。2014年の厚生労働省の報告書によると、現在の職場環境において「働きやすい」と回答した社員の63.4%が「今の会社でずっと働き続けたい」と回答しています。

同調査では、社員が「働きやすい」「働きがいがある」と回答している企業では業績も上がっているという結果が出ていることから、働きやすい環境作りが企業の利益にもつながっていることが分かるでしょう。

(参考: 厚生労働省『働きやすい・働きがいのある 職場づくりに関する調査 報告書』)

採用時のメリットと教育コストの軽減

職場環境が良いと、有能な人材を採用できるチャンスも広がります。キャリタスリサーチによる2022年卒就職意識調査によると、就活生の94.9%が就職情報サイトを情報の入手先としているという現状です。各企業の職場環境や口コミなどの比較が、就職先選びに大きく影響してくることになります。

注目できるのは、就活生が就職先企業を選ぶ際に重視する点に関する調査結果です。「業績・財務状況が良い」「大企業である」という項目はポイントを減らす半面、「給与・待遇が良い」「福利厚生が充実している」「職場の雰囲気が良い」といった職場環境に関わる項目はトップ5に入っています。

職場環境の改善が、有能な人材の採用に直接関係してくることが分かるでしょう。結果として、教育にかかる期間やコストを削減することにもつながります。

(参考: 『キャリタス就活 2022 学生モニター調査結果』)

【職場環境改善のアイデア】コストを抑えたハード改善

職場環境のハード面改善にはコストがかかるため、取り組みにくいと感じる企業は少なくありません。しかし、低コストで行えることもあります。

まずは社内アンケートなどで社員の意見をくみ取り、コスト面ですぐに実践できるものから手を付けるとよいでしょう。ここでは、実際に取り入れられている改善アイデアを5つご紹介します。

1. 観葉植物やBGMでストレス緩和

観葉植物はストレス緩和に効果があるといわれています。職場に観葉植物を置いておくと、一息つきたい時にふと植物が目に入るため、従業員はリラックスできるでしょう。

雰囲気を変えたり集中力を高めたりするために、オフィスでBGMを流す企業も多くあります。ジャズやクラシックなどが良いようです。

2. ドリンクコーナーやお菓子サービス

作業に集中した後は、甘いものが欲しくなるものです。気分転換できるように、無料もしくは低価格で利用できるドリンクサービスやお菓子サービスを導入するという方法もあります。ささいなことのようですが、小さな息抜きがあるだけでストレスを軽減できるため、取り入れている企業も多いようです。

3. トイレや休憩室の環境改善

トイレや休憩室は必ず必要な設備ですが、毎日利用する場所であるだけに、ちょっとした工夫が大きな成果につながります。心身の健康に不可欠なトイレや休憩室が快適な状態になると、気持ちをリセットできるため、不要なストレスを軽減できるでしょう。

トイレに擬音装置や芳香剤を設置する、外部清掃を委託する、トイレをウォシュレットにするといった取り組みが有効です。休憩室にバランスボールやエアロバイクを設置するのもよいでしょう。

4. 社内の空気を改善

加湿器や空気清浄機、換気の習慣などで空気環境を良くすることも、手軽にできる職場環境改善のアイデアです。空気がきれいになれば、感染症対策になるだけでなく、気持ちも爽やかになります。乾燥や花粉症に悩む方も多いため、オフィスの空気環境を変えることは、すぐに実感できる改善策です。

 5. 禁煙・分煙の推進

受動喫煙は健康障害やストレスを引き起こす大きな要因です。訴訟にまで発展するケースもあるため、職場における受動喫煙防止対策は必須と言えるでしょう。まずは社内で話し合いを行い、禁煙にするか分煙にするかを決めます。分煙にする場合には、形ばかりの分煙ではなく、実質の伴うものにしなければなりません。

【職場環境改善のアイデア】本格的なハード改善

働きやすい職場環境を整備するためには、設備や施設、システムの導入が不可欠です。すべて一度に改善しようとすると、かなりのコストがかかります。また、慌てて実施した改善策が実状と合わなかった場合には、無駄な出費になってしまうでしょう。

改善の必要性と実際的な解決策をしっかりと調査した上で取り組めば、コストに見合った効果が得られます。ハード面での本格改善には、計画的で段階的な取り組みが重要です。数年かかるケースもあります。 

 6. テレワーク環境の導入

段階的に取り組みたいのが、テレワーク環境の導入です。テレワークが可能になれば、通勤によるストレスが軽減されるだけでなく、介護や育児をしながら働くこともできるようになるため、有能な人材を失わずに済みます。感染症による突然の外出自粛や自然災害により通勤が難しくなった場合にも、業務を継続できるでしょう。

 7. 休憩時間を充実させる設備の導入

休憩時間に楽しめる大型テレビやマッサージチェア、カフェテリアの設置を行った企業もあります。仕事の合間にリフレッシュできる環境を整えることで、ストレスの蓄積を抑えられるでしょう。

更衣室にシャワー室を設置する、安全靴などの必要備品を会社支給品にする、障害者トイレを設置するといった投資も、快適で働きやすい職場環境作りに有効です。

 8. 作業負荷を軽減する設備の導入

作業環境を整えると、疲れやけが、事故の予防になるだけでなく、不要なストレスの軽減にもつながります。作業効率も上がるでしょう。

腰痛予防のためのアシストスーツや昇降テーブルの導入、各作業者へのスポットクーラーやストーブの設置、高性能・軽量化商品の使用といった取り組みが行われています。

9. ICTサービスの活用

ICT(情報通信技術)を導入すると、より効率的で多様な働き方が可能になるため、体力的・精神的なストレスの軽減に有効です。

クラウドカレンダーや情報共有アプリを導入するなど、さまざまなデバイスからアクセスできるような環境の整備は多くの業態で広がっています。

グループウェアやグループチャットシステム、テレビ会議、安定したインターネット環境などを整えれば、無駄な仕事を減らすだけでなくワークスタイルの幅も広がるため、フレキシブルな働き方が実現するでしょう。

10. オフィスの移転やリノベーション

光や音、温度といった職場の基本環境、作業スペースの充実や効率的なポジショニング、老朽化対策など、抜本的な職場環境の改善が必要となるケースもあります。改善策としてオフィスの移転やリノベーションを行う場合には、より計画的で段階的なプランが必要です。

働きやすいオフィスのリノベーションを専門に取り扱うサービスなどもあるため、情報収集を行い、企業に適した方法を選びましょう。

【職場環境改善のアイデア】枠組み作りで実現するソフト改善

ストレスを減らすためには、就業時間や働き方、有給や福利厚生など、社内規則の枠組みを変えることで実現するソフト面の改善も必要です。ソフト面での改善には経営陣の理解と協力が欠かせません。社内アンケートや統計情報、提案できる内容や助成金などの情報をまとめた上で、段取りを行う必要があるでしょう。 

11. 時間差出勤制度やノー残業デーの導入

残業や休日出勤が増え過ぎると、体力的な負担はもちろん、従業員の家族やライフスタイルにまで不利益が及びます。時間外労働や休日労働の削減を目指し、枠組み作りに取り組む企業は少なくありません。

時間外労働の削減をきちんとアナウンスすることと同時に、ノー残業デーを作るなど規則として定時で帰れる工夫も必要です。体力的な負担を軽くするために、時間差出勤制度を導入する企業もあります。

12. テレワークの推奨

テレワークを実現するためには、テレワーク環境を導入することに加え、チームとしての働き方や就業規則に関する枠組みを大きく見直す必要があります。コミュニケーションや指示の確認、労働実態や健康状態などをチェックできるシステム作りが不可欠です。

テレワークを選択肢として選びやすい仕組みを導入しておけば、感染症による外出自粛などの際にもすぐに対応できます。

13. 人事評価制度の見直し

評価は仕事へのモチベーションを大きく左右します。自分に対する評価に納得できなかったり、評価基準が監督者によって異なったりすると、不満やストレスの原因になってしまうでしょう。

分かりやすく納得感のある評価体制の整備が必要です。評価基準の共有や監督者への教育も欠かせません。資格取得・配置転換などの希望をくみ取る対話の場を設けるといった工夫もできるでしょう。

14. 有給休暇取得の促進

厚生労働省の調査によると、2020年の有給休暇取得率は56.6%です。年々増加してきているとはいえ、有給休暇を取りやすい制度や働きかけが必要であることが分かります。

有給休暇促進日の設定や時間単位年休の導入により、有給休暇取得率をアップさせることができるでしょう。「年次有給休暇を2日以上連続して取ると、特別休暇がプラスされる」といった独自の特別休暇制度を設けている企業もあります。

(参考:厚生労働省 『令和3年就労条件総合調査』)

15. 改善提案の推進

現場からの生の声は、無駄のない実際的な職場環境改善に不可欠なものです。改善点への提案やヒヤリハット(重大な災害や事故には至らなかったものの、危険をはらんだ出来事)の報告に対する報奨金の設定、社長に直接意見できる目安箱の設置、管理監督者抜きでの定期会議などを行っている企業もあります。

【職場環境改善のアイデア】心身の健康をサポートするソフト改善

健康の増進や穏やかに働ける環境は、働きやすい職場環境に不可欠な要素です。心や身体の小さな変化に気付き、ストレスや疲労が蓄積される前に対処するためのメンタルヘルスケアは、企業の責任として取り組むべき大切な側面であると言えるでしょう。

ストレスは本人が気付かないケースや気付いても相談できないというケースが少なくありません。企業による積極的な取り組みが必要とされています。 

16. ストレス対策プランの実施

ストレスを軽減するための対策としては、ストレス世代に対するグループワークの実施や管理監督者への「おひたし(怒らない・否定しない・助ける・指示する)」教育、従業員満足度調査の活用、ストレスチェックの項目を増やして細かく分析・改善する、産業医の巡視回数を増やして専門意見を取り入れるといった改善策が有効です。

17. 健康増進のサポート

心身の健康に運動が役立つことは知られています。とはいえ、忙しさのために運動不足に陥ってしまう従業員も少なくありません。

体操やヨガのインストラクターをオフィスに招いて運動する機会を作ったり、スポーツジムと契約を結び利用を推進したりといった工夫を行う企業もあります。昼休憩を長めに設定し、ジョギングなど運動できるようにすることもできるでしょう。

18. コミュニケーションの場を設定

人間関係に伴うストレスを軽減するために、コミュニケーションしやすい環境作りに力を入れている企業も多くあります。

飲食を伴う定期的なサロン活動や課全員が情報を共有できる場・ツールを設けること、不満や改善点を意見できるような雰囲気・システム作り、昼休憩に話しかけやすいよう食堂のテーブル位置を工夫するなどのアイデアが有効です。

19. 相談できる窓口を増やす

仕事上のストレスや悩み、体調や気分の不調を気軽に相談できるシステム作りも必要です。相談できる人員を増やす目的で部署にサブリーダーを設置したり、社内にメンタルヘルス窓口を設置したりする企業もあります。社内では相談しにくいというケースも少なくないため、外部の相談窓口を開設し利用を積極的に呼びかけるのも実際的な方法です。

20. セルフチェックのサポート

ストレスによる心身の不調にできるだけ早く対処できれば、休職や離職につながりかねない深刻な問題を減らせます。そこで必要なのがセルフチェックです。

ストレスに関する教育や外部相談窓口へのアクセスツールの開発など、セルフチェックしやすい体制作りが欠かせません。対面での相談を嫌う方もいるため、チャットを利用したケアサービスの利用もおすすめです。

オンラインヘルスケアサービス「HELPO」で職場環境を改善

従業員自身がストレスの小さなサインに気付き、すぐに対処するためには、専門家によるサポートが欠かせません。セルフチェックを外部からサポートするのがオンラインヘルスケアサービス「HELPO」です。ここでは職場環境の改善アイデアとして「HELPO」を利用するメリットをご紹介します。

24時間365日いつでも気軽に相談

ソフトバンクのグループ会社ヘルスケアテクノロジーズが提供する「HELPO」は、法人・自治体向けのオンラインヘルスケアサービスです。アプリを使って24時間365日、チャットでいつでも気軽に相談できます。

相談に対応するのはヘルスケアテクノロジーズが直接雇用する医師や看護師、薬剤師などの有資格者です。医療の専門家によるサポートで、すべての相談内容に丁寧に回答します。

診療科や女性医師の有無などさまざまな条件で医療機関を検索できる「病院検索」や、一般用医薬品や日用品を購入できる「HELPOモール」の機能もあります。

診察を希望される方は、オンライン診療機能を利用することで、自宅に居ながらスマホで医師の診察を受けることが可能です。

チャット相談なので対面が苦手な方にもマッチ

電話やビデオ通話での相談を躊躇する方でも、「HELPO」のチャットサービスであれば気軽に相談できます。

ストレスは自分で気付かないケースも少なくありません。「相談するほどのことではないのでは」としてストレスの小さなサインを放置し、気付いた時にはかなり重症化しているケースも見られます。チャットであれば短い文章でちょっとした違和感も相談できるため、病気になる一歩手前「未病」の段階での対処が可能です。

まとめ

職場環境を改善するためには、しっかりとした調査と、段階的な改善計画が不可欠です。多くの企業が取り入れている改善アイデアを参考に、自社の実状に合った改善策と、実行力のあるシステムや枠組みを作りましょう。

メンタルヘルスケアをサポートするアイデアとして強くおすすめしたいのが、オンラインヘルスケアアプリ「HELPO」の導入です。心や身体の違和感やちょっとした不調を気軽に相談できるため、ストレスが心身に大きなダメージを与える前に対処できます。「HELPO」で有能な人材がいきいきと働ける環境作りを実現しましょう。


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