企業の成長や事業拡大のために、生産性の向上が必要と感じている方は多いでしょう。一方で、業務における生産性向上の意味を理解し、実務に活かせている企業は少ないかもしれません。個人レベルでの生産性向上のためには、社員一人ひとりができる方法をわかりやすく伝える必要があります。この記事では、生産性向上に向けた個人レベルですぐにできる取り組みを紹介します。

そもそも生産性向上とは？

企業における生産性とは、自社の経営リソースを活用して、どれだけ成果を生み出せたかという割合を意味します。つまり生産性向上とは、得られる成果や価値の割合を増やす、または投入する経営資源の量を減らすための施策を実行し、相対的に生産性を高める取り組みのことです。

生産性自体は「アウトプット（生み出された成果・価値）」÷「インプット（活用した経営リソース）」の計算式で算出可能です。投入した経営資源に対して得られた成果が大きいと生産性が高く、逆に費やしたインプットに対してアウトプットが少ないと、生産性が低いとされます。

リソースを最大限に利用する、あるいはより効率的に成果が得られる方法を実践することで、生産性の向上が期待できます。

生産性向上に関するよくある誤解

企業の成長や目標達成のためには、生産性の向上が欠かせません。ただ、生産性という言葉自体、あいまいなイメージをもたれやすく、誤解を生みやすい傾向があります。ここでは、多くの人が勘違いしやすい生産性に関する誤解について解説します。生産性向上に役立つアクションを適切に実践していくためにも、正しい認識を持ちましょう。

「生産性向上＝業務効率化」である

生産性向上は、「業務効率化」という言葉と混同されることが多いですが、実は似て非なるものです。

生産性の向上は、投入したリソースに対する成果の割合を計るもので、成果に直結する行動が重要視されています。一方、業務効率化は、コスト削減や無駄な作業のカットなど、より効率的に作業を行うための改善に向けた取り組みです。業務効率化は、生産性向上につながる施策のひとつに過ぎません。

「生産性向上のために無駄な時間や業務を省くことが必要」という認識は間違いではありません。ただ、生産性を高めるためのインプット削減に過ぎず、アウトプット側の施策は別途考える必要があります。生産性向上には、業務効率化を含めたインプットと、アウトプットの双方における施策が大切です。

生産性向上により仕事量が増える

生産性を向上させることで、仕事量が増えるという誤解もあります。仕事量を増やせば生み出される成果は当然増えますが、その分残業時間が長くなるなど、ワークライフバランスに影響する可能性が高まります。

また、個人が持つリソースには限界があるため、増やせる業務量にも限界があります。企業を持続的に成長させることを考えれば、長時間労働が問題視されている昨今、社員1人あたりの労働量を増やすことは逆効果にもなりかねません。

先述のとおり、アウトプットの増加だけでなく、インプットの削減も生産性向上における施策のひとつです。現在の業務内容や作業時間を見直し、インプット量を減らしつつ、アウトプットを増やすことで結果的に生産性を向上できます。

生産性向上のために休みが少なくなる

仕事量の増加に関連する事項として、生産性向上のために休みが少なくなるという誤解も挙げられます。残業や休日出勤などで休みの時間を減らせば、仕事量が増えるため確かに生産量は向上するでしょう。ただ、これは「生産性の向上」と「生産量の向上」の混同であり、休みが少なくなるという誤解につながります。

内閣府によるOECD加盟国を比較した調査では、労働時間が短いほど生産性が高くなるという報告があります。また、日本マイクロソフトが2019年に実施した週休3日制プロジェクトでは、参加した9割以上の社員から「評価する」という前向きな回答が出ていました。

以上より、労働時間を長くすれば成果が増える、という単純な関係ではないことが理解できるでしょう。つまり、生産性の向上は労働時間の減少や働き方改革に役立つといえます。

（参考：内閣府「年次経済財政報告－技術革新と働き方改革がもたらす新たな成長－（2017年度））
（参考：日本マイクロソフト「ワークライフチョイス チャレンジ 2019 夏」結果）

会社や部署や後押ししたい個人の生産性向上の取り組み7つ

個人の生産性はチームや企業全体の生産性に直結しています。生産性向上には、個人レベルでの実践も必須であり、各社員が生産性向上に取り組めるよう、上司や部署が後押しすることや企業が生産性向上を良しとする風土を醸成することも大切と言えます。

そしてここからは、個人でできる生産性向上に向けた取り組みを7つ紹介します。いずれも日々の業務管理や社内の交流において実践できる具体策ですので、社内や部署内で取り入れてみても良いでしょう。

タスクの管理とスケジューリング

タスクの管理とスケジューリングを工夫することで、業務時間の短縮が可能です。自動化できるタスクを振り分けて、コアな業務にかける時間を確保することで、生産性が向上します。また、急な予定変更によって、タスクに取り組む時間がなくなる状況を予防するためにも有効な対策です。

まず、自分のすべてのタスクとそれぞれの作業時間を割り出し、全体にかかる時間を把握します。時間が読めない作業や新しいものは、似たタスクから時間を予測しましょう。

タスクの優先度や必要な時間が明確になると、いつやるべきかがわかり、適切な時間帯にタスクをスケジューリングできます。すべてのタスクの割り振りが終わったら、短縮化できるものはないか改めて全体をチェックしましょう。

業務プロセスを改善する

業務プロセスを見直して、改善を検討しましょう。個人のタスク最適化ができていても、部署や企業全体において業務の重複や欠落などで、リソースを無駄使いしていることがあります。業務にかかる時間やコミュニケーション方法を洗い出すとともに、全体のフローの最適化も視野に入れた調整が大切です。

連携部署やチームを含めて全体のフローを俯瞰した上で、プロセスを最適化することが大切です。無駄を省いて生まれた時間は、目標達成や成果向上への新たな行動に充てると、さらなる生産性向上が期待できます。

プロセスの改善に役立つ自動化ツールの導入や、アウトソーシングなどIT技術の導入も可能な範囲で検討しましょう。

スキマ時間を活用する

タスクの合間や移動時間など、スキマ時間を有効活用しましょう。スキマ時間を使うことで、コア業務など時間をかけるべきタスクに集中でき、生産性の向上につながります。

スキマ時間を最大限に活用できるよう、日頃からツールの準備や情報共有を行っておきましょう。タスクによってはオフィス外の時間で完了できます。オフラインで使える手帳やメモアプリは、ネット環境がなくても進められて便利です。

資料作成などデスクで行う作業の多くは、集中的に取り組む必要があります。また、タブレットやスマホで使えるシステムの導入も有効です。

コミュニケーションを積極的に取る

スタッフ同士でコミュニケーションを積極的に取ることも、生産性向上に効果的です。一人で行う作業でも、会社という組織で働いている以上は関わる人が必ず存在します。また、優秀な人でも、一人で得られる成果には限界があります。

チームや企業規模の大きなゴールの達成には、チームで他人の要素を補い合いながら進むことが大切です。適切なコミュニケーションによって、社員同士の信頼関係が構築でき、さらなる生産性の向上につながります。

オンとオフの切り替えを意識する

オンとオフの切り替えを意識することも大切です。長時間続けて作業をしていると、疲れが出て効率が落ちます。定時に仕事を終えて睡眠時間を確保できると、パフォーマンスの向上や作業時間の短縮などにより、生産性向上に効果的です。

良いパフォーマンスのためには、適度な休息が必須です。休日はきちんと休む、仕事の後はリラックス時間や睡眠時間を確保する、などオフの時間を有効活用できるよう工夫しましょう。デスクワークでは、1時間に一度席から立ち上がり、軽くストレッチをするなどのリフレッシュも有効です。自分に合った切り替え方法を模索してみましょう。

個人のスキルアップをはかる

個人のスキルが高まることで、同じ業務をより短い時間で完了できます。スキルアップにはコストや時間がかかる、という理由で躊躇してしまう人もいるかもしれません。ただ、生産性向上などで回収できるため、長期的に見ると価値のある投資と言えます。

業務効率化に役立つITツールの導入時には、早く慣れるために使い方を学ぶ講座を設けましょう。リモートワークや在宅勤務など働き方の多様化に関する研修も有効です。一度開催した講座や研修は、動画やテキストとしてデータ化しておくと繰り返し使えます。

研修は開催して終わりではなく、フォローアップ研修や復習用の勉強会などの機会を定期的に設けると、学習内容の定着に役立ちます。

体調管理を怠らない

個人の体調管理は、生産性向上に欠かせない要素です。病欠で休んでいる間は業務が進められず、他のスタッフの負担を増やすなど、全体の生産性に影響します。また、休むほどでもない程度の体調不良でも、パフォーマンスの低下を招きます。

現代は、健康的な働き方やワークライフバランスの維持が重要視されています。体調管理を通して、最大限のパフォーマンスを発揮できるコンディションを維持することが、生産性向上につながります。

体に無理のかかる働き方はいち早く改善できるよう努め、定期的に健康診断を受ける、適度に体を動かすなど、できる対策を取り入れましょう。

社員の健康はパフォーマンス発揮の源！「HELPO」を活用した健康管理

社員個人の体調や健康は、生産性向上に深く関係しています。仕事でのパフォーマンスは、働く人の健康という土台があってこそ発揮できるものです。

もし社員の健康管理に課題を感じているのなら「HELPO」の導入もぜひご検討ください。「HELPO」は、体調に関する不安を医師・看護師・薬剤師の医療専門チームに相談できるオンラインチャットサービスです。ちょっとした体調不良や調子が悪くなり始めたタイミングに、24時間365日好きなタイミングで相談できます。

生産性向上を実現する手段の一つとしては「HELPO」をぜひご活用ください。

まとめ

生産性向上とは、投入する経営リソースに対する成果を高めるための施策です。言葉のイメージから「仕事量が増え休みが少なくなるのでは？」と懸念されますが、業務効率化を含め生産性を向上させる選択肢は多数あります。まずは、個人でできる対策の実践が大切です。

「HELPO」は、医師や看護師、薬剤師にちょっとした体調不良を相談できるサービスです。「HELPO」を導入すれば、24時間365日好きなときに医療の専門家へ健康相談できる体制を整備できます。ぜひ、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。